醫院檔案信息管理的轉變

來(lái)源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-07-15 10:00:07

伴隨著(zhù)電腦、網(wǎng)絡(luò )辦公在醫院的快速普及與應用，并且，由于在醫院各種管理活動(dòng)中，由于醫療業(yè)務(wù)的擴展，形成了電子文檔的數量劇增，檔案信息總量激增，越來(lái)越多的醫院檔案信息調取和使用，以及各個(gè)部門(mén)的各種需求不斷涌現，對檔案合理利用的期望日益提高，舊有的管理模式已不適應醫院檔案管理的需要，醫院檔案數字化建設已成為醫院辦公發(fā)展的必然趨勢。

一、醫院為什么要進(jìn)行檔案數字化建設？

歸檔數字化就是利用數字化手段，以綜合的檔案信息資源作為處理核心，對數字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)設施聯(lián)接和提供利用，實(shí)現超大規模的資源共享、分布式數字信息系統。目前各醫院均采用基于因特網(wǎng)的共享信息系統、電子病案檔案、數字醫學(xué)影像資料、像醫生和護士工作站這樣的應用程序產(chǎn)生了大量的電子文檔、電子文檔、電子病歷、目前，檔案管理的傳統方法和使用方法已不能適應今天的需要，大量的電子文件必須進(jìn)行有效的管理、分類(lèi)、存儲。反之，則會(huì )影響醫院檔案價(jià)值的發(fā)揮，造成醫院工作效率低下。因此，加快醫院檔案信息化建設，利用現代科技手段，對醫院檔案資源進(jìn)行數字化管理，實(shí)現醫院各種信息資源的有效整合與共享，是實(shí)現醫院檔案事業(yè)可持續發(fā)展，提高醫院各部門(mén)工作效率的重要內容。

二是醫院檔案數字化建設發(fā)展路徑。

就其它醫院數字化建設的發(fā)展路徑而言，要實(shí)現醫院傳統的檔案管理向數字化管理的轉變，需要經(jīng)過(guò)三個(gè)階段：以檔案自動(dòng)化為核心內的基礎階段；面向單個(gè)檔案室開(kāi)展資源開(kāi)發(fā)和提供使用服務(wù)的個(gè)人數字檔案室階段；以及深入開(kāi)發(fā)和整合檔案信息資源的聯(lián)合檔案利用階段。

首先，在20世紀70年代末、80年代初，計算機的普及，使醫院的檔案自動(dòng)化成為其重要內容和基礎，這一階段是檔案工作向現代化邁進(jìn)的一個(gè)重要內容和基礎。這一時(shí)期，計算機的普及以及信息化辦公的廣泛應用使醫院必須進(jìn)行檔案自動(dòng)化建設。由于各醫院為提高工作效率，各醫院為提高工作效率，開(kāi)展了自動(dòng)歸檔、查詢(xún)、存檔等工作，建立了一套自動(dòng)管理系統，實(shí)現了醫院檔案管理由手工管理向電腦管理的轉變。這一時(shí)期，醫院檔案信息管理仍然圍繞著(zhù)檔案收集、鑒定等傳統服務(wù)功能，提供了檔案咨詢(xún)、查詢(xún)等信息服務(wù)模式。但是，這一模式基本上采用了傳統的檔案服務(wù)模式，隨著(zhù)社會(huì )信息化程度的提高，這種傳統的信息服務(wù)模式已經(jīng)很難適應現代信息環(huán)境對檔案信息服務(wù)的需求。

二是醫院檔案信息數字化發(fā)展第二階段，是面向檔案室開(kāi)展資源開(kāi)發(fā)、提供利用服務(wù)的個(gè)人數字檔案室階段，是當前一些大型醫院檔案數字化工作的目標。本階段數字化建設的核心是館藏檔案數字化和網(wǎng)絡(luò )化，形成以數字化檔案信息資源為館藏內容，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡(luò )傳輸為服務(wù)的新型檔案室。個(gè)別數字化檔案室階段主要采用以數字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)與提供利用為基礎的“資源中心”服務(wù)模式，突出了信息資源對檔案信息管理與服務(wù)的主導作用。

其三，檔案數字化發(fā)展的方向是共享與聯(lián)合，這個(gè)階段的數字化檔案室建設是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )互聯(lián)技術(shù)，整合個(gè)人數字化歸檔室，充分利用各科擁有的檔案資源、人員、技術(shù)裝備等使檔案信息資源盡可能多的開(kāi)發(fā)、共享、利用，最大限度滿(mǎn)足用戶(hù)對檔案信息的需要，以檔案信息資源效用最大化，構建一個(gè)完全意義上的數字化檔案室，按照權限分配，實(shí)現檔案信息共享。

三是檔案數字化建設的難點(diǎn)。

(一)紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)存在。

數字檔案室僅僅是一個(gè)“信息空間”，需要傳統檔案室中的信息資源相互連接、轉化而成，盡管醫院每天都有大量電子文件生成和使用，但由于電子文件的方便、快捷、儲存方便而忽略了紙質(zhì)文件的存檔，但是，他無(wú)法替代傳統檔案，其法律功能和憑證功能還沒(méi)有取代紙質(zhì)文件的地位。所以，數字化檔案不能取代傳統檔案，而是將其視為對傳統檔案新功能的擴展，實(shí)現紙質(zhì)文檔與電子文檔共存的制度，是從紙文檔到電子文檔的過(guò)渡過(guò)程中堅持的一項重要內容，論文、電子版文檔和電子版文檔必須與紙質(zhì)文檔一起歸檔，并解決了紙質(zhì)文檔與電子文檔如何合理配置，什么文件要數字化，什么樣的存儲機制才能最方便地利用檔案信息等技術(shù)問(wèn)題。

(二)電子檔案的安全保護問(wèn)題十分突出。

因為電子文件不受載體傳輸的限制，其時(shí)空制約性較差，其內容及位置極容易改變，由于易受不法侵害、設備突發(fā)性故障等因素的影響，易丟失性嚴重威脅到檔案信息的安全，因此，要嚴格執行國家法律、法規，建立本單位電子檔案管理制度，加強安全防范。

(三)檔案管理人員的計算機專(zhuān)業(yè)水平應該不斷提高。

由于信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用，檔案管理者已從單純意義上的保管人變成了信息資源的管理者，分析員和組織者，提供與傳遞者，信息使用的領(lǐng)航者，因此，加強檔案業(yè)務(wù)人員的培訓，提高其計算機技術(shù)水平，在數字檔案建設中，網(wǎng)絡(luò )知識與信息的甄別能力至關(guān)重要。要定期派出檔案工作人員出去學(xué)習、培訓，及時(shí)掌握檔案管理的新動(dòng)態(tài)、新技術(shù)。