檔案管理工作實(shí)行信息化管理

來(lái)源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-08-26 10:00:07

歸檔工作其實(shí)就是收集整理檔案，然后分類(lèi)歸檔，以分類(lèi)為依據，確保在查詢(xún)使用的后期過(guò)程中能在第一時(shí)間查詢(xún)到。隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統的檔案管理模式已經(jīng)不能適應數字化檔案管理的要求，電子檔案在檔案管理工作中的應用日益廣泛，這也加劇了其難度。以科學(xué)發(fā)展觀(guān)統領(lǐng)檔案工作，在信息化條件下，要堅持標準化、規范化，注重風(fēng)險控制，提高檔案質(zhì)量，切實(shí)做好檔案工作。

一、進(jìn)一步加強檔案管理制度規范。

高質(zhì)量的檔案管理有助于經(jīng)濟和社會(huì )的良好發(fā)展，為經(jīng)濟和社會(huì )的發(fā)展提供完善得勁經(jīng)濟信息等?；谑袌?chǎng)的發(fā)展趨勢，對檔案管理內容進(jìn)行調整，使檔案管理的科學(xué)價(jià)值得以充分發(fā)揮。本文以檔案管理這一基本工作為基礎，結合當前的發(fā)展形勢，對檔案資料進(jìn)行適當的檢索工作，以促進(jìn)檔案資料水平和質(zhì)量的有效提高。不但要完成這些工作，還要有一個(gè)完整的監督系統來(lái)監測數據的完整性，尤其是對于重要文件資源的處理。一套完整的管理體系離不開(kāi)良好的客觀(guān)環(huán)境的支持，例如：調整管理手段和方式，完善檔案管理的基礎設施，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。有條不紊的制度管理不僅可以促進(jìn)工作效率的提高，而且可以帶動(dòng)社會(huì )的發(fā)展。檔案管理者必須進(jìn)一步加強自身的管理素質(zhì)，保持良好的工作態(tài)度。

二是搞好檔案管理人員隊伍建設。

檔案員的綜合素質(zhì)直接影響著(zhù)檔案管理工作的質(zhì)量，因此，在檔案管理工作中必須重視檔案管理人員的素質(zhì)，加強對檔案管理人員素質(zhì)的培養。首先，檔案管理人員要主動(dòng)運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)開(kāi)展學(xué)習活動(dòng)，特別是要通過(guò)圖書(shū)館、網(wǎng)絡(luò )等多種渠道，對與檔案管理相關(guān)的信息資源進(jìn)行收集，保證其管理思想的先進(jìn)性，并且結合一些成功的檔案管理案例，不斷提升自己的管理水平和工作水平。其次，在具體的檔案管理工作環(huán)節中，有關(guān)人員也要在第一時(shí)間積極與其他部門(mén)工作人員交流溝通，推動(dòng)檔案管理工作集中管理和歸檔整理工作質(zhì)量的提高，確保檔案信息種類(lèi)、內容的規范性和完整性。三是要在一定的時(shí)間內對檔案管理人員進(jìn)行培訓與教育，使其工作能力和綜合素質(zhì)得到提高。對管理人員進(jìn)行培訓時(shí)，有關(guān)人員要高度重視這一培訓工作的目的性、針對性，從而從人才方面大力支持檔案管理工作的有序、高效開(kāi)展。

三是完善硬件設施。

健全的檔案管理設施是搞好檔案工作的關(guān)鍵。文件管理工作不能靠人工來(lái)完成，特別是在新形勢下，檔案管理更要靠先進(jìn)的裝備來(lái)做，所以要加強檔案硬件設備設施的建設。一是要建立起獨立的檔案室。檔案室具有防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防盜、防火、溫控等方面的要求，與一般辦公場(chǎng)所不同，應根據檔案工作的特點(diǎn)設置專(zhuān)門(mén)的房間，條件較好的，應事先展開(kāi)規劃設計，以符合檔案室設計要求。其次，要保證相應設施配備的完整性。既要配備傳統的檔案箱、存儲器、存儲器、存儲器等設備，又要注重檔案管理的現代化要求，配上足夠的掃描儀、存儲器、打印機、計算機等，以便檔案工作者更好地利用現代技術(shù)來(lái)管理檔案。特別要注意的是檔案管理辦公室系統的應用。增加投入力度，積極購置必要的軟件，推動(dòng)檔案管理水平的提高。三是設備的保養要做好。定期檢查和維護檔案管理設施，保證設備運行狀況良好。

四是創(chuàng )新檔案管理工作信息化。

目前，現代科技的發(fā)展速度日益加快，在各個(gè)行業(yè)中計算機技術(shù)的應用極其廣泛，檔案管理工作實(shí)行信息化管理滿(mǎn)足了檔案信息管理日益加強的客觀(guān)要求[3]。合理開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，使檔案壽命盡可能長(cháng)，促進(jìn)工作效率的提高，都是現代檔案管理改革創(chuàng )新的主要任務(wù)和目標。在目前階段，為了滿(mǎn)足目前的檔案管理要求，迫切需要采用先進(jìn)的科技手段來(lái)管理檔案，這已經(jīng)是非常迫切的。一是各級機構的檔案部門(mén)要在第一時(shí)間準確傳遞信息，確保檔案信息及時(shí)有效；文件管理部門(mén)要借助于掃描儀、計算機等現代化設備，準確地在計算機上輸入檔案資料，并借助相關(guān)技術(shù)進(jìn)行處理，將圖像、文字等轉換成數據資料，使紙質(zhì)文件與數據檔案共享；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)創(chuàng )新檔案管理，借助于網(wǎng)絡(luò )，為社會(huì )提供高效的檔案信息服務(wù)，以便有效地共享檔案信息資源，從而更好地服務(wù)于大眾，有利于提高檔案利用效率和檔案管理工作質(zhì)量。

當今世界，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，極大地改變了人們的日常生活方式和工作方式，既帶來(lái)了發(fā)展機遇，又增加了檔案管理工作的難度。檔案資料的日益豐富，逐漸增加了檔案管理工作的復雜性，因此，必須對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng )新，這樣才能與現階段的發(fā)展形勢相適應，更好地服務(wù)于人民的工作和生活，因此，積極探索檔案管理層次的科學(xué)路徑是非常必要的。