淺議疾病預防控制業(yè)務(wù)檔案兩級管理

我國各級疾病預防控制中心承擔著(zhù)群體預防任務(wù)，在開(kāi)展疾病控制、衛生監測、科研、教學(xué)及健康教育等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。各地各級疾病預防控制中心對這部分本應構成疾控中心檔案主體的衛生防病業(yè)務(wù)檔案采取的管理模式不盡相同，有的疾控中心是采用科存檔案中心存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個(gè)人手中。本人認為，對疾病預防控制業(yè)務(wù)檔案采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿(mǎn)足疾病預防控制中心業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。

1 疾病預防控制業(yè)務(wù)檔案兩級管理的原則

疾病預防控制業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會(huì )的統一領(lǐng)導下，將疾病預防控制業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分為中心級、科級兩級管理。其內容有以下四個(gè)方面：

1.1 將疾病預防控制業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案工作管理體系

同其他門(mén)類(lèi)的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應在接受中心檔案工作管理委員會(huì )的統一領(lǐng)導，由中心檔案室負責具體組織實(shí)施。

1.2 將業(yè)務(wù)檔案分為中心、科兩級

對業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛生監測檔案分別為中心級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。

1.3 中心級業(yè)務(wù)檔案管理

凡劃歸的中心級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，定期向中心檔案室歸檔，交由中心檔案室統一保管和提供利用。

1.4 科級業(yè)務(wù)檔案管理

凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼職檔案員負責收納、整理、立卷，并負責保管和提供利用。

2 中心、科兩級檔案范圍的確定

2.1 中心級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定中心級業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應本著(zhù)總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(cháng)的材料確定為中心級檔案，以確保中心存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機構業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平?？傮w來(lái)看，中心級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：

2.1.1 業(yè)務(wù)工作法規、標準及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書(shū)、研究報告、編制說(shuō)明及驗證報告等。

2.1.2 年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見(jiàn)病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預測等。

2.1.3 重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調查處理等有關(guān)材料包括調查報告及現場(chǎng)調查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

2.1.4 各項業(yè)務(wù)工作的統計月報、年報。

2.1.5 省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

2.2 科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

我國各級疾病預防控制中心在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、且直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本中心管理的單位所提供的經(jīng)常性的疾病控制、衛生監測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，疾病預防控制工作成果的取得周期長(cháng)，其疾病流行及防治規律得自于長(cháng)期的大量的日常性監測材料的積累。這些常規性監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告就可以隨意處置，而應做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管。 3 實(shí)行兩級管理的意義

3.1 中心級管理有利于疾控業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，中心級業(yè)務(wù)檔案管理可使中心檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于中心領(lǐng)導及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于中心級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結分析性、學(xué)術(shù)性的材料交中心歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，中心檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開(kāi)展信息加工，通過(guò)各種編研材料為全中心科研防病工作服務(wù)，有利于疾控機構科研工作的開(kāi)展。第四，中心級檔案管理便于開(kāi)展中心疾病防控信息的交流，為全市甚至全國的疾控工作提供利用。

3.2 科級管理是有利于滿(mǎn)足疾控業(yè)務(wù)工作日常的需要

疾控業(yè)務(wù)有延續性，在對監測點(diǎn)、直管單位的監督監測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著(zhù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補充或注銷(xiāo)。因此科級管理就可以及時(shí)滿(mǎn)足疾病預防控制的日常需要。

4 兩級管理的實(shí)施

4.1 建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對種類(lèi)繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，中心檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結合衛生部“全國疾病預防控制工作規范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范圍的規定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科中心級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同中心級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據為已有。

4.2 加強對兼職檔案員的培訓和指導

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓班，并將檔案業(yè)務(wù) 學(xué)習列入兼職檔案員繼續教育的學(xué)習內容，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導科室立卷和編目。

4.3 推行責任制，加強考核

各級疾控中心在推行經(jīng)濟責任制時(shí)，應將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進(jìn)行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全中心業(yè)務(wù)人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔。綜上所述，將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級管理，是疾病預防控制中心貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病預防控制業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著(zhù)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，它將會(huì )更加完善，一定會(huì )為疾病預防控制中心業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展發(fā)揮重要作用。