教育檔案的信息管理建設

來(lái)源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-08-09 10:00:07

在信息社會(huì )，時(shí)代已進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，信息管理已逐漸成為教育檔案管理的主流方式。隨著(zhù)國家對教育檔案管理的逐步重視，教育檔案的管理方法也需要不斷改進(jìn)，教育檔案的信息管理建設是非常必要的。在教育檔案管理的信息建設中，不可避免地會(huì )出現各種問(wèn)題，需要管理者不斷發(fā)現問(wèn)題，找到相關(guān)的解決方案。

1、教育檔案管理中需要解決的問(wèn)題。

（1）信息化建設在管理教育檔案中的重要性被忽視。

與其他類(lèi)型的工作相比，檔案管理工作單調乏味。相關(guān)領(lǐng)導更注重其他事務(wù)的表現，而忽視了教育檔案管理的重要性。在信息時(shí)代，許多領(lǐng)導對教育檔案的認知仍然停留在普通的裝訂和記錄中，缺乏使用現代信息手段管理教育檔案的理念[1]。一旦需要調度或查詢(xún)檔案文件，就會(huì )花費大量時(shí)間篩選原始數據，耗時(shí)費力。

（2）教育檔案管理人員個(gè)人能力不足。

教育檔案管理部門(mén)通常不夠重視，檔案管理人員的錄取標準通常相對寬松，直接給檔案管理向信息管理的轉型帶來(lái)了很多不便。

（3）舊的教育檔案管理設施。

通過(guò)信息管理教育檔案，需要先進(jìn)的管理體系和優(yōu)秀的計算機設備。通常，教育檔案管理部門(mén)的計算機設備更新不及時(shí)，導致設施陳舊。在建立檔案管理系統時(shí)，由于設備問(wèn)題，信息處理通常過(guò)于緩慢，甚至存儲不當。

(4)原始檔案數據未及時(shí)輸入處理。

許多教育部門(mén)在使用信息手段管理檔案時(shí)，忽略了原始數據的輸入記錄，只將新生成的檔案輸入管理系統。在抽查過(guò)去的檔案數據時(shí)，仍需檢查舊的紙質(zhì)檔案，導致教育檔案信息管理不善。

(5)教育檔案分類(lèi)不詳。

信息化的優(yōu)勢在于其查詢(xún)速度快，但在查詢(xún)的前提下，需要對檔案數據進(jìn)行分類(lèi)的早期處理。檔案管理部門(mén)往往只是一個(gè)簡(jiǎn)單的檔案信息輸入系統，對教育檔案的分類(lèi)不夠重視，增加了后續查詢(xún)的工作量，給教育檔案的信息管理增加了很多麻煩。

二是規范教育檔案信息化管理的措施。

(1)有序輸入整理教育檔案信息。

教育檔案的原始數據輸入項目非常大。管理人員需要有序地將原始數據輸入信息管理系統，分類(lèi)排列數據，方便查詢(xún)序列號。此外，還需要定期比較和檢查管理系統中的輸入數據和原始數據，以防止暫時(shí)疏忽造成的數據輸入偏差，給未來(lái)的查詢(xún)帶來(lái)麻煩。

在對數據進(jìn)行分類(lèi)和排列時(shí)，應采用科學(xué)先進(jìn)的排序方法，以新規則中的三級分類(lèi)方法總結和整理教育檔案，不局限于檔案的重要性，以新規則中規定的標準按事件結合原因排列為分類(lèi)排列標準[2]。此外，教育檔案中規定的檔案編號不僅可以方便檔案數據的分類(lèi)和排列，還可以統一教育檔案的格式，方便檔案數據的查詢(xún)。

(2)管理人員信息化培訓。

加強管理人員的現代管理能力。信息建設檔案管理是教育行業(yè)的必然趨勢，教育檔案管理人員不能遵守規則，只熟悉紙質(zhì)檔案的相關(guān)管理。檔案管理人員必須充電自己，加強業(yè)務(wù)能力，熟練操作檔案管理系統的功能，完善教育檔案信息數據庫，熟悉計算機操作和信息時(shí)代的檔案管理知識，以便更好地服務(wù)于教育系統。

（3）完善教育檔案人員管理制度。

在教育體系的工作中，不可避免地會(huì )有人員調動(dòng)或辭職。人員流動(dòng)導致教育檔案管理交接不完善，新入職或新入職檔案管理人員對檔案管理體系不熟悉，導致未來(lái)檔案管理在磨合體系上花費大量時(shí)間，不便于教育檔案管理的信息化建設。

在教育系統的教育檔案管理工作中，通常沒(méi)有非常嚴格的人員規章制度，導致教育檔案管理人員不重視檔案管理工作或工作熱情低下。只是采取工作態(tài)度，不犯大錯誤。這不僅影響了教育檔案工作的信息管理，而且也不能有序地進(jìn)行普通紙質(zhì)教育檔案的管理。規范教育檔案管理人員的相關(guān)規章制度和日常規章制度，嚴格定期檢查，糾正管理人員對教育檔案管理的態(tài)度，面對工作，認識到管理的重要性。這可以幫助教育檔案的信息化建設。

在教育檔案管理工作中，信息建設是教育檔案管理效率的有力保證，在今天的教育檔案積累中，僅僅依靠紙質(zhì)檔案不能有效地組織越來(lái)越多的教育檔案，教育檔案管理信息建設是隨著(zhù)《紐約時(shí)報》進(jìn)步的必然措施。在當今信息時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展中，教育檔案管理人員還需要積極學(xué)習先進(jìn)的信息管理知識，改善檔案管理，為教育檔案管理的信息建設提供力所能及的幫助。