電子檔案替代紙質(zhì)檔案進(jìn)入檔案庫

來(lái)源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-07-22 10:00:07

存檔是人們在各種社會(huì )活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的原始記錄，原始記錄是其本質(zhì)屬性。起訴檔案是指檔案，但因其特殊性質(zhì)，除具有一般檔案的基本特征外，還具有糾正冤假錯案、維護社會(huì )穩定等作用。只有充分認識到檢察檔案管理工作的特點(diǎn)，才能真正實(shí)現科學(xué)化、規范化、制度化、便利化，從而使檢察工作更好地服務(wù)于人民群眾，更好地促進(jìn)檢察工作的發(fā)展。

一、基層檢察院檔案管理存在問(wèn)題。

(一)檢察檔案管理思想落后，重視不夠。

當今，檔案載體數字化已成為必然趨勢，越來(lái)越多的電子檔案替代紙質(zhì)檔案進(jìn)入檔案庫。如何在傳統的紙質(zhì)、實(shí)物文件與電子檔案共存的情況下，實(shí)現對檔案的準確、快速提取、借、存、比對等管理，是今后檔案工作亟待解決的問(wèn)題。二是對檔案工作思想重視不夠，檔案意識不強。對于人員、財產(chǎn)、文件的整理歸檔時(shí)間，對檔案工作的人員、物品、文件的整理時(shí)間不能完全保證，也沒(méi)有將其真正與部門(mén)業(yè)務(wù)工作有效地結合起來(lái)。造成檔案資源開(kāi)發(fā)利用不足的問(wèn)題。

(二)檔案人員的配置難以適應新形勢、新要求。

現在，按照有關(guān)規定，各基層檢察院都設立了專(zhuān)門(mén)的檔案機構，配備了專(zhuān)職檔案人員。但是受案多人少矛盾的影響，或是由于工作的需要，個(gè)別基層法院檢察檔案工作人員具有一定的流動(dòng)性，嚴重影響了檔案工作的穩定與長(cháng)期發(fā)展。一些檔案人員缺乏系統的培訓，導致一些檔案人員不熟悉檔案工作業(yè)務(wù)。在新刑訴法的實(shí)施過(guò)程中，對隨附的錄音、錄像電子光盤(pán)的存檔、存檔存在著(zhù)爭議，需要制定相關(guān)法規加以規范。

(三)檔案管理的制度化、規范化建設亟待加強。

應當指出，制度不健全、監督制約能力差是困擾基層檢察院檔案工作健康發(fā)展的一大突出軟傷。有些基層檢察院沒(méi)有將檔案工作作為各部門(mén)目標責任制的一項重要參評指標，使確保部門(mén)領(lǐng)導和具體管理人員的崗位責任指標落實(shí)到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節上；有些文件處理程序混亂，未嚴格按照上級要求存檔，有的借檔手續簡(jiǎn)單，還檔期限不定，存檔周期長(cháng)，任意延長(cháng)，使卷宗材料丟失的可能性增大，降低卷宗立卷質(zhì)量。

二是對基層檢察院檔案管理工作的健康發(fā)展提出一些建議。

(一)更新觀(guān)念，夯實(shí)基礎，推動(dòng)檔案工作落到實(shí)處。

對檔案工作的整體定位，基層檢察院應充分認識其重要性，切實(shí)采取有力措施，夯實(shí)檔案管理基礎。

一是加強檔案業(yè)務(wù)知識的培訓工作。要實(shí)施《檔案新規定講解輔導制度》，檔案人員對檔案工作的相關(guān)規定要先學(xué)習一步，然后到各業(yè)務(wù)部門(mén)以上小課進(jìn)行巡回輔導，使承辦人員及時(shí)掌握立卷工作的最新要求。對新員工入職培訓中，要開(kāi)設檔案輔導課，進(jìn)行知識講解及現場(chǎng)操作，使新人從一開(kāi)始就接觸到標準的立卷程序及裝訂方法。

二要采取正向引導與反向激勵相結合的管理模式。實(shí)施“存檔情況通報制度”，對各個(gè)部門(mén)的存檔情況每半年進(jìn)行一次通報，這對于及時(shí)歸檔起到很好的督促作用。與此同時(shí)，也可以開(kāi)展諸如“優(yōu)質(zhì)卷宗、優(yōu)秀立卷人”、書(shū)記員裝訂卷宗競賽等活動(dòng)，使相關(guān)部門(mén)和干警對卷宗的歸檔工作更加重視。

四是利用科學(xué)技術(shù)輔助管理。檔案館是一項具有很強延續性的工作，紙質(zhì)仍然是其當家的載體，但若將信息技術(shù)與其中融合，使得檔案的調取、查閱、使用更加方便，那無(wú)疑就是給檔案工作插上了翅膀。

(二)建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)全面，加強檔案隊伍建設。

二是完善組織機構，充實(shí)檔案人員管理隊伍；設立專(zhuān)門(mén)機構，配備專(zhuān)業(yè)人員，是實(shí)現檔案工作科學(xué)化管理的前提。要提高檢察檔案管理人員的政治素質(zhì)，樹(shù)立高度的專(zhuān)業(yè)責任和堅定的事業(yè)心，提高檔案工作者的檔案意識和法制觀(guān)念，充分認識其重要性及其潛在價(jià)值。

二是優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案專(zhuān)業(yè)水平。為提升業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人員定期培訓體系。把握檔案工作知識，增強依法治檔意識，提高工作水平；加強信息化技術(shù)學(xué)習，聘請專(zhuān)業(yè)人員，對檔案人員進(jìn)行檔案數字化應用技術(shù)培訓，使他們能熟練地掌握現有系統軟件的使用，并充分發(fā)揮現有設備的技術(shù)效益。

五是加強檔案研究與宣傳，擴大管理成效。運用網(wǎng)絡(luò )宣傳等手段，積極開(kāi)展檔案法律法規學(xué)習、宣傳、教育工作，進(jìn)一步提高“依法治檔”意識。吸取先進(jìn)思想和經(jīng)驗，做到取長(cháng)補短，為我所用，不斷提高檔案工作水平。

(三)規范規章制度，推動(dòng)檢察工作科學(xué)發(fā)展。

首先，建立檔案管理的各項規章制度，使其發(fā)展有法可依、有章可循。我們要在檔案法規精神的指導下，著(zhù)眼形勢發(fā)展的要求，創(chuàng )新和完善原有工作制度，形成科學(xué)、實(shí)用的管理體系，推動(dòng)檔案工作朝著(zhù)更規范的方向發(fā)展。

其次，以“檢察機關(guān)檔案管理工作制度”為準則，樹(shù)立“安全管理是檔案工作生命線(xiàn)”的理念?！胺辣I、防光、抗高溫、防火、防潮、防塵、鼠、蟲(chóng)”八防的安全目標，并加強“制度嚴防”，采取設備加固、物理隔離、技術(shù)封閉、人員協(xié)作等“五防”措施，以使安全管理制度化，確保檔案運行，儲藏安全可靠，達到優(yōu)質(zhì)管理標準。

第三，推行檔案全面管理運行制度，加強檔案管理過(guò)程的定位。認真貫徹落實(shí)檢察機關(guān)檔案管理流程，克服隨意性、盲目性，使基層檢察院檔案管理規范化、常態(tài)化、科學(xué)化。