淺談審計信息化在鐵路運輸企業(yè)的應用

信息化是將傳感、通信、計算機、控制等信息技術(shù)手段應用于某一領(lǐng)域，全面改造業(yè)務(wù)流程、建立并完善新的生產(chǎn)方式、提高經(jīng)營(yíng)管理能力和水平的轉變過(guò)程。而審計信息化是通過(guò)一個(gè)轉變過(guò)程，使審計工作以最大程度處于體現信息技術(shù)、運用信息技術(shù)的狀態(tài)。審計信息化是有效應對信息化環(huán)境給審計工作帶來(lái)挑戰的有力武器。

一、審計信息化在鐵路運輸企業(yè)應用現狀

隨著(zhù)鐵路生產(chǎn)力布局調整、鐵路局直管站段等重大體制改革的實(shí)施，以及鐵路運輸企業(yè)會(huì )計信息化應用水平的高速發(fā)展，鐵路運輸企業(yè)對內部審計的信息化有著(zhù)越來(lái)越高的要求，提高鐵路運輸企業(yè)審計信息化水平是一件相當迫切的工作。

1、現場(chǎng)審計實(shí)施系統的應用

現場(chǎng)審計實(shí)施系統在鐵路運輸企業(yè)的應用是從本世紀初開(kāi)始的。目前在全鐵路審計部門(mén)推廣使用的《鐵路運輸企業(yè)審計信息系統》。鐵路審計部門(mén)在現場(chǎng)審計階段采用審計信息系統后，審計人員審計的手段和方式有了重大的變化，審計效率有了很大提高。目前審計信息系統是鐵路審計人員必備的工具，它為審計工作帶來(lái)了可喜的變化。信息化下審計方式的重大變化主要包括以下幾方面。

（1）審計前期賬簿準備的變化。傳統的查賬方式，是從紙質(zhì)的報表和賬簿入手的。因此在到審計現場(chǎng)前，審計人員應通知被審計單位要將被審計年度的賬頁(yè)提前打印，也包括不足一年的賬頁(yè)。而信息化條件下，被審計單位則無(wú)需提供紙質(zhì)賬頁(yè)。審計人員直接從會(huì )計部門(mén)取得電子賬套，導入審計信息系統中，即可進(jìn)行查賬。

（2）現場(chǎng)審計的變化。一是數據篩查的快捷。數據篩查對于審計人員是一項重要的工作。在傳統審計時(shí)，數據篩查需要手工從大量的數據中篩查出要用到的數據，過(guò)程相對繁瑣，工作量相當大。在信息化條件下，審計信息系統本身就提供了數據篩查和分析的功能，比如：對科目發(fā)生額的分析，可以對某一科目的發(fā)生額進(jìn)行計算和分析，發(fā)生額、占總期間比重、平均金額的比率、平均單張金額等項目可自動(dòng)列表，提供審計人員的分析結果，同時(shí)可以通過(guò)圖形顯示，而且這種分析幾乎是隨時(shí)分析隨時(shí)出結果的。另外也可以通過(guò)審計信息系統，將數據導入excel表格當中，利用表格對數據的排序、篩選、分類(lèi)等功能進(jìn)行分析。二是數據統計的便利。數據統計是審計人員的一項日常工作。在傳統審計方式下，審計人員要將需要被統計的數據手工填寫(xiě)進(jìn)紙質(zhì)表格，然后通過(guò)計算器進(jìn)行累加。這項工作需要審計人員要有絕對的細心和耐心來(lái)保證統計結果的準確。而在信息化條件下，一般是將需要被統計的數據輸入excel表格中，讓軟件自動(dòng)累加，為保證結果準確，只需要復查輸入是否正確。如果是利用審計信息系統的話(huà)，在查賬過(guò)程中，將需要累加的賬目選中，可自動(dòng)生成excel表格，然后再讓軟件自動(dòng)累加。這中間過(guò)程均為自動(dòng)生成，基本保證結果的準確。三是數據的趨勢分析。在傳統審計方式下進(jìn)行數據的趨勢分析，需要將被分析的數據手工填寫(xiě)進(jìn)紙質(zhì)表格，手工計算比率，根據計算結果通過(guò)表格或另外制作圖表來(lái)分析數據趨勢。而在信息化條件下，審計信息系統可以直接針對某一科目的數據進(jìn)行計算，然后直接顯示該數據在一年內各月趨勢分析圖。由于電腦處理數據的高速性，審計人員幾乎不用等待，就可以直觀(guān)的看到數據的趨勢。同時(shí)，由于審計信息系統可以導入某一個(gè)單位連續數年的財務(wù)數據，趨勢分析不僅可以分析一年內的趨勢，也可以擴展到連續數年的分析，這在傳統審計方式下很難辦到的。四是計算工具的使用。在傳統審計方式下，要檢查對某些賬務(wù)數據計算的準確性，例如：折舊、存貨的差異等，一般采用兩種方式，一種是按照正常的計算方式重新計算，再與賬面上數字核對，另一種是通過(guò)檢查被審計單位計算步驟，確認其計算的正確性。在信息化條件下，可以利用審計信息系統來(lái)檢查以上計算的準確性。檢查時(shí)，審計人員只需要指定相關(guān)的參數后，系統可自動(dòng)計算并顯示出相應結果，結果準確并一目了然。五是法規文件查詢(xún)方式的變化。在未采用電子化文檔時(shí)，審計人員要隨身攜帶大量常用的法規文件。在對問(wèn)題進(jìn)行定性時(shí)，還需要在大量文件中找到所需要的文件。在使用電子文檔后，特別是在應用審計信息系統后，法規文件的查詢(xún)方式發(fā)生巨大變化。審計信息系統提供了審計法規庫的功能。審計人員可以將全部電子化的法規文件導入系統當中，作為備用。在審計時(shí)，可隨時(shí)查看，也可利用分類(lèi)或按照關(guān)鍵字搜索等方式直接找到所需要的法規文件。

2、審計管理方式在信息化環(huán)境下的轉變

（1）電子文檔的使用。在非信息化環(huán)境下，審計文書(shū)的撰寫(xiě)是一項工作量極大的工作。由于審計底稿、審計報告等審計文書(shū)都要經(jīng)過(guò)初稿、復核等過(guò)程，在完全采用手工書(shū)寫(xiě)的情況下，需要不斷的修改，并不斷書(shū)寫(xiě)。在信息化環(huán)境下，在電腦上采用文字處理軟件進(jìn)行撰寫(xiě)、修改，令審計文書(shū)的撰寫(xiě)工作變得不再繁瑣，特別是在修改上完全改變了原來(lái)的工作方式，效率得到了極大提升。

（2）檔案存放的新途徑。在信息化環(huán)境下，審計檔案存放增加了一種新的方式，除了將紙質(zhì)的資料裝訂存檔外，還可以將審計底稿、審計報告等電子版的審計檔案存儲在電腦中。如果要調用審計檔案，審計人員可以隨時(shí)從電腦中調用電子檔案，而不必專(zhuān)門(mén)跑到檔案館去。

（3）網(wǎng)絡(luò )的使用。網(wǎng)絡(luò )改變的不僅是我們的生活，也改變了審計管理的方式。審計部門(mén)的管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )向審計人員下達審計計劃、審計指導方案、上級文件等，審計人員也可以向管理人員上傳審計報告、工作總結等。審計人員之間以及審計人員和被審計單位之間也可以相互傳送審計文檔。由于審計人員審計地點(diǎn)的分散性，網(wǎng)絡(luò )的特性能幫助審計管理人員更好進(jìn)行審計管理工作，也幫助審計人員之間更好的交流。

（4）審計對外宣傳的新途徑。原來(lái)審計對外宣傳的途徑是非常少的，很多人都不太了解審計工作。在信息化條件下，通過(guò)設立審計部門(mén)網(wǎng)站來(lái)增加審計對外宣傳的力度，讓更多的干部職工了解鐵路內部審計部門(mén)的工作職責、工作流程以及取得的成果，增加內部審計的影響力。

二、審計信息化應用存在的不足及解決辦法

1、審計信息化應用存在的不足盡管審計信息化的應用給審計工作方式帶來(lái)了重大轉變，但審計信息化的應用仍存在不足，審計信息系統仍不完善，制約了其在新形勢下所發(fā)揮的作用。主要體現在以下幾個(gè)方面。

（1）實(shí)際工作中對審計信息系統的應用僅處于低層次。在實(shí)際的審計工作中，對于審計信息系統，部分審計人員還把它僅僅看做是在電腦上看賬，主觀(guān)上不愿去使用審計信息系統提供的豐富功能?？陀^(guān)上，由于被審計單位有各自的特點(diǎn)，系統部分功能不能全部適用；或者由于審計部門(mén)自身的特點(diǎn)，系統部分功能只有個(gè)別審計部門(mén)能夠使用。

（2）審計與會(huì )計的信息系統未能實(shí)現完全數據共享。目前審計信息系統僅能處理從會(huì )計信息系統的賬務(wù)處理子系統和會(huì )計報表子系統中取得的數據，沒(méi)有針對固定資產(chǎn)、材料、工資等子系統數據的處理模塊，對于這些子系統的審計工作只能依靠其他替代手段。

（3）審計信息系統軟件的培訓不及時(shí)，審計人員難以全面掌握系統功能。自從推廣審計信息系統軟件開(kāi)始，相關(guān)的培訓未能及時(shí)跟上。隨著(zhù)審計人員的新老交替，新加入審計隊伍的人員不斷增加。沒(méi)有培訓，也沒(méi)有相應的指導書(shū)，僅靠自身摸索很難讓新審計人員全面掌握審計信息系統的豐富功能。（4）審計信息系統的后續更新處于停滯狀態(tài)。審計信息系統在會(huì )計信息系統版本更新后進(jìn)行過(guò)相應更新，但其他的后續更新基本處于停滯狀態(tài)?？陀^(guān)上看，由于審計信息系統是由審計部門(mén)和信息部門(mén)聯(lián)合開(kāi)發(fā)，軟件開(kāi)發(fā)完成以后，開(kāi)發(fā)人員各自回到原崗位，進(jìn)行后續更新確實(shí)有困難。

（5）審計管理系統未能建立。對于審計信息化來(lái)說(shuō)，審計管理的信息化也是一個(gè)重要的部分。目前全鐵路還沒(méi)有一個(gè)審計管理系統，也沒(méi)有在審計信息系統當中設立相應的審計管理模塊，對審計計劃、審計電子檔案、審計人員等的管理沒(méi)有做到系統化。

2、審計信息化應用存在不足的解決辦法

那么如何解決以上實(shí)際應用中存在的問(wèn)題呢？筆者認為應從以下兩方面入手。

（1）建立信息化的審計隊伍，加強審計信息化的后續教育，逐步實(shí)現審計信息系統的高層次應用。審計信息化需要既精通審計業(yè)務(wù)又精通計算機技術(shù)的復合型人才，要建立信息化的審計隊伍，要從源頭抓起。吸收人員進(jìn)入審計隊伍前，要將信息化素質(zhì)作為一個(gè)考量因素。同時(shí)，通過(guò)建立信息化知識技能的培訓體系，加強信息化后續教育，并定期召開(kāi)審計信息化建設研討交流，來(lái)提高信息化素質(zhì)，樹(shù)立信息化思維方式，用信息化的新武器來(lái)武裝審計隊伍。在此基礎上，通過(guò)不斷嘗試和改進(jìn)，達到對審計信息系統的熟練掌握，實(shí)現審計信息系統的高層次應用。

（2）對審計信息系統定期進(jìn)行后續更新，彌補功能缺失，實(shí)現審計與會(huì )計的信息系統完全數據共享?？紤]到設立專(zhuān)職的審計信息系統維護人員不現實(shí)，可考慮設立兼職的維護人員。維護人員要定期向全鐵路的內部審計人員對審計信息系統征求意見(jiàn)，并根據意見(jiàn)進(jìn)行修改，在遇到會(huì )計信息系統出現較大變動(dòng)時(shí)，應同步更新。維護人員在對審計信息系統修改更新后，應編寫(xiě)相應的使用手冊，方便審計人員隨時(shí)學(xué)習新增功能。維護人員還可以充當顧問(wèn)，讓審計人員在使用系統遇到問(wèn)題時(shí)，可以進(jìn)行咨詢(xún)。

目前審計信息系統急需改變的，是讓審計與會(huì )計的信息系統能實(shí)現完全數據共享，讓審計信息系統不僅能從會(huì )計信息系統的賬務(wù)子系統和報表子系統取得數據，還能從固定資產(chǎn)、材料、工資等子系統中取得相關(guān)數據，更好地服務(wù)于審計。

三、在鐵路運輸企業(yè)進(jìn)一步推進(jìn)審計信息化工作的建議

1、開(kāi)展網(wǎng)絡(luò )審計試點(diǎn)由于會(huì )計信息管理系統的網(wǎng)絡(luò )化已經(jīng)初步形成，今后網(wǎng)絡(luò )審計是審計的發(fā)展方向。通過(guò)在審計信息系統添加網(wǎng)絡(luò )審計功能的基礎上，審計人員應逐步進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )審計的嘗試。網(wǎng)絡(luò )審計可以大大縮短現場(chǎng)審計時(shí)間，節約資源，降低成本，提高效率。網(wǎng)絡(luò )審計通過(guò)進(jìn)行試點(diǎn)，逐步總結經(jīng)驗進(jìn)行推廣。

2、進(jìn)一步發(fā)展審計管理工作的信息化今后審計管理工作的信息化要進(jìn)一步發(fā)展，逐步建立和完善審計管理系統，審計計劃、審計質(zhì)量控制、審計人員以及審計成果和審計案例等管理工作逐漸系統化。

3、建立健全信息化條件下的審計標準和規范審計信息化不斷開(kāi)展的同時(shí)，信息化條件下審計標準和規范也有待細化和完善。為促進(jìn)審計信息化的發(fā)展，今后應加快修訂和完善信息化條件下的相關(guān)審計標準和規范，包括業(yè)務(wù)規范和技術(shù)規范，制定時(shí)可側重于計算機系統內部控制評價(jià)、計算機審計過(guò)程、相關(guān)審計技術(shù)及審計證據收集、電子審計檔案保存使用等方面。

總之，只要堅定的走信息化審計的道路，通過(guò)解決在推進(jìn)審計信息化工作進(jìn)程中的遇到問(wèn)題，不斷總結經(jīng)驗，審計信息化就一定能使鐵路內部審計工作更好地為正確決策和有效監督提供強有力的支持。