談公路運輸企業(yè)營(yíng)收管理電算化

摘 要：利用機信息技術(shù)建立營(yíng)收管理信息化系統，是公路汽車(chē)運輸面臨的新課題。本文了當前運輸企業(yè)營(yíng)收管理進(jìn)行手工核算的弊端，和實(shí)行營(yíng)收管理電算化的必要性。簡(jiǎn)述了建立營(yíng)收管理信息系統采取的模式，和基本模塊可實(shí)現的功能，以及使用效果。

關(guān)鍵詞：營(yíng)收管理；弊端；電算化；模式；效果

公路運輸企業(yè)的營(yíng)業(yè)收入管理，主要包括票據管理、售票收入及繳款管理、應收運費管理、應付運費管理、承運車(chē)輛運費結算管理等方面。在這些方面的管理，我們公路運輸企業(yè)幾十年來(lái)也曾有一套行之有效的管理模式和多項嚴格的管理制度。但隨著(zhù)國家體制和企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的不斷改革，面對激烈競爭的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)感到原有的手工核算模式、落后的管理手段和不及時(shí)的信息反饋機制，已非常不適應新的形勢。迫切需要利用現代計算機和信息處理技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng )新，以提高企業(yè)管理水平，推進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理信息化建設。

一、 當前客運營(yíng)收管理手工核算的弊端

按現行管理模式和會(huì )計核算辦法，我們運輸企業(yè)一般使用電腦票據和手工票據兩種。電腦票據包括電腦車(chē)票和電腦打印的二聯(lián)式運費結算單，而二聯(lián)式運費結算單是根據電腦車(chē)票的副卷來(lái)打印的，通常只打印承運車(chē)輛的實(shí)際結算價(jià)格。第一聯(lián)交承運車(chē)輛用于結算運費；第二聯(lián)作為存根，附上電腦車(chē)票的副卷上交財務(wù)部門(mén)復核。財務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，根據車(chē)號和運輸單位進(jìn)行分類(lèi)匯總，編制應付運費報表，形成財務(wù)往來(lái)帳上的“應付帳款－應付運費－××單位”的應付款項。手工票據包括定額車(chē)票和手寫(xiě)三聯(lián)式運費結算單，一般由服務(wù)員收款后，直接填寫(xiě)三聯(lián)式運費結算單。第一聯(lián)作為存根，交財務(wù)部門(mén)審核應交售票款；第二聯(lián)交承運車(chē)輛結算運費；第三聯(lián)交站務(wù)部門(mén)統計營(yíng)收，并根據車(chē)號或運輸單位，按照實(shí)際結算價(jià)格編制應付運費報表。財務(wù)部門(mén)憑此報表數據，列入往來(lái)帳上的“應付帳款－應付運費－××單位”的應付款項。這種手工核算模式，關(guān)鍵在于財務(wù)部門(mén)的復核工作一定要落實(shí)。從服務(wù)員應交售票款的計算，到各承運車(chē)輛和營(yíng)運單位的應付運費，以及支付運費時(shí)需要核對存根的工作，整個(gè)過(guò)程完全依賴(lài)于具體經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責任心。否則，營(yíng)收管理的各個(gè)環(huán)節都可能出現漏洞，甚至造成損失而財務(wù)部門(mén)無(wú)從察覺(jué)。具體存在以下幾個(gè)方面的。

1、根據電腦車(chē)票的副卷來(lái)打印的運費結算單，完全有可能發(fā)生：副卷少而開(kāi)出的運費結算單多，包括人數多開(kāi)、半票按全票開(kāi)、短途票按終點(diǎn)站開(kāi)等錯誤。因虛開(kāi)、多開(kāi)運費給企業(yè)造成損失。

2、手工三聯(lián)式運費結算單的核算，包括兩部分：一是服務(wù)員應上交的票款，二是按實(shí)際結算價(jià)開(kāi)出的運費結算單金額。由于這類(lèi)手工票據，使用人數眾多，使用人的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低不齊，填寫(xiě)的文字和數字又極不規范，經(jīng)常發(fā)生售票款金額計算錯誤和匯總錯誤，造成服務(wù)員少交售票款。開(kāi)出的應付運費結算單，又有可能因車(chē)輛類(lèi)型寫(xiě)錯而多算結算價(jià)，承運車(chē)輛單位或車(chē)號寫(xiě)錯，以及各單位應付運費的匯總差錯，都會(huì )造成財務(wù)應付帳款的當月發(fā)生額及余額帳實(shí)不符，不能反映企業(yè)債權債務(wù)的真實(shí)情況。

3、售票員、補票服務(wù)員的售票進(jìn)度情況，不能及時(shí)反映。售票款不能及時(shí)上交，不能及時(shí)準確反映售票員、服務(wù)員拖欠公款的情況。

4、在承運車(chē)輛運費結算方面，個(gè)別車(chē)主偽造、涂改運費結算單的現象經(jīng)常發(fā)生。由于手工填寫(xiě)的三聯(lián)式運費結算單，印刷質(zhì)量不高，單純靠經(jīng)辦人憑眼力去辨別真假，存在一定困難。所以，我們要求結算員核對存根，但是所有運費結算單都核對存根，工作量十分龐大。據我所知，我們很多單位并沒(méi)有認真去做，只要負責這項工作的人員責任心不強，核對存根的工作不能完全落實(shí)，那么，用假單結算就沒(méi)辦法發(fā)現，造成損失不可避免。

5、由于我們核算售票收入是用客運票價(jià)，而開(kāi)出的運費結算單是用實(shí)際結算價(jià)核算應付運費。按現在的手工核算模式，很難準確計算已開(kāi)出的結算單實(shí)際票價(jià)總額，是否與售票收入總額相符？是否多開(kāi)？也很難準確算出每月的電腦售票手續費、運費結算的票價(jià)差、勞務(wù)費收入到底有多少。企業(yè)每月的收入情況沒(méi)有一個(gè)準確的數據。

當然，以上這些問(wèn)題，如果我們財務(wù)部門(mén)的審核人員，責任心很強，每張運費結算單都認真地去復核，那么問(wèn)題就可以避免，漏洞也會(huì )堵住。但是，一個(gè)中型的客運車(chē)站，每月開(kāi)出的電腦結算單就有10000張以上，每月手工填開(kāi)的運費結算單也不少于8000張。如按要求全部復核計算一遍，工作量非常大，至少需要4個(gè)人每天不停地工作6小時(shí)才能完成。由于工作量太大，并且復核的效果和成績(jì)難以量化，所以，當前很多運輸企業(yè)對這項工作都流于形式。

二、 客運營(yíng)收管理電算化采取的模式和辦法

公路運輸企業(yè)營(yíng)業(yè)收入的管理工作，要做深、做細，必須要有大量的基礎數據作為支撐。但靠手工來(lái)加工、整理、傳遞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種信息，不僅效率低、速度慢，而且也不準確。隨著(zhù)計算機信息技術(shù)的日益成熟、微機的普及、操作技能的簡(jiǎn)單化，以及企業(yè)管理人員觀(guān)念的轉變。企業(yè)運用計算機網(wǎng)絡(luò )，全面加強和改善管理的時(shí)機已經(jīng)成熟。

2002年，我司針對在售票收入核算、應付運費管理和運費結算等環(huán)節中，存在的弊端和出現的問(wèn)題。與電腦軟件公司合作開(kāi)發(fā)了“邵陽(yáng)汽車(chē)東站營(yíng)收管理信息系統”。該系統基于一臺主服務(wù)器，在生產(chǎn)、調度、站務(wù)、票據和收款、財務(wù)審核、財務(wù)結算等各有關(guān)部門(mén)設立了10個(gè)工作站，將各子系統通過(guò)營(yíng)收管理信息系統緊密地聯(lián)系在一起，做到了“過(guò)程集成、功能集成、信息集成”。實(shí)現了營(yíng)收管理信息系統自動(dòng)計算生成的各種報表數據共享，并且與財務(wù)電算化系統，通過(guò)數據接口融為一體。為企業(yè)提高營(yíng)收管理水平，加強財務(wù)資金過(guò)程監控，提供了強有力的手段。

營(yíng)收管理信息系統建立在統一的計算機網(wǎng)絡(luò )平臺。主要包括票據管理、結算單管理、營(yíng)收繳款管理、運費結算管理、信息查詢(xún)等5個(gè)子系統，各子系統既獨立又集成一體。一張運費結算單一次錄入，經(jīng)復核人員審核簽名后，所有的應交售票款，以及應付運費的匯總、核算，全部由計算機一次自動(dòng)完成。并且可以靈活地查詢(xún)、統計和打印各種賬表。

1、票據管理子系統是營(yíng)收管理信息系統的基礎。所有使用的運費結算票據，包括：電腦打印的結算單、站內服務(wù)員補票單、站外稽查人員補票單、包車(chē)票、行李票等，必須全部進(jìn)入該系統管理。領(lǐng)用票據時(shí)，錄入票據的類(lèi)型、票據號碼、票據使用人，以及票據使用期限。使用完畢或使用期限到期，由使用人繳回銷(xiāo)號。為營(yíng)收繳款子系統和結算單管理子系統，提供票據使用信息的基礎數據。結合結算單管理子系統的票據使用數據，和營(yíng)收繳款子系統的服務(wù)員交款信息，系統可隨時(shí)自動(dòng)計算生成營(yíng)收繳款報表。報表對所有服務(wù)員使用的票據類(lèi)型；票據的領(lǐng)取、使用和結存情況；已使用票據應交的售票款、已交售票款和欠交售票款情況，作出動(dòng)態(tài)反映。實(shí)時(shí)掌握服務(wù)員及部門(mén)的營(yíng)收任務(wù)完成情況，和繳款、欠款情況，為現金監控和現金管理提供強有力的技術(shù)保證。

2、結算單管理子系統是營(yíng)收管理信息系統的重點(diǎn)，完成所有運費結算單的錄入、修改、審核和匯總。電腦結算單的數據信息，采取從客運電腦售票系統中自動(dòng)轉入數據的辦法。由財務(wù)審核人員，復核電腦結算單存根所附的車(chē)票副卷是否正確，并實(shí)行審核簽名。一切手工填開(kāi)的運費結算單數據，都通過(guò)本系統人工錄入。為了減少人工錄入數據的工作量和錄入差錯，保證售票款核算數據的準確性，只有在票據管理子系統已登記的結算單號碼，才能進(jìn)入結算單管理子系統。錄入數據的操作人員，只要輸入結算單號碼，該結算單的使用人和結算單的類(lèi)型信息，由系統自動(dòng)生成，不能人為改動(dòng)；操作人員錄入承運車(chē)輛牌號和日期后，該車(chē)的車(chē)屬單位、運行線(xiàn)路信息、運行站點(diǎn)，及當日票價(jià)，全部由電腦自動(dòng)錄入；操作人員進(jìn)一步選擇錄入各站點(diǎn)的人數后，該車(chē)按結算協(xié)議設定的各站點(diǎn)結算價(jià)格，也由電腦自動(dòng)錄入。數據錄入后，該結算單按票價(jià)計算的應交售票款，以及使用人信息，反饋到票據管理子系統，為動(dòng)態(tài)生成營(yíng)收繳款報表提供數據。所有手工結算單錄入電腦后，同樣送交財務(wù)審核人員進(jìn)行復核。審核人員負責復查車(chē)號、人數、站點(diǎn)是否輸入錯誤，監督票價(jià)及結算價(jià)計算是否正確。如有差錯，必須進(jìn)行修正并登記備案，審核無(wú)誤后進(jìn)行電子簽名認可。只有通過(guò)電子簽名認可的結算單，才是有效的結算單。系統根據審核有效的結算單，匯總計算結算單的售票價(jià)格金額；匯總計算各營(yíng)運車(chē)輛和車(chē)屬單位的應付運費；匯總計算按結算協(xié)議設定的應扣站務(wù)費，生成應付運費報表和應收運費報表，為財務(wù)系統的應付帳款、應收帳款等債權債務(wù)明細核算提供準確無(wú)誤的基礎數據；匯總計算各線(xiàn)路、各車(chē)輛及各車(chē)屬單位的售票價(jià)格與結算價(jià)格差額，為簽訂相關(guān)結算協(xié)議和經(jīng)營(yíng)決策提供關(guān)鍵信息。

3、繳款管理子系統對服務(wù)員上繳售票款業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)打印繳款單、登記入帳并匯總計算。服務(wù)員的售票款上交數據，由電腦自動(dòng)反饋到票據管理子系統，自動(dòng)計算生成營(yíng)收繳款報表。并且動(dòng)態(tài)匯總當日財務(wù)收款員收取的票款總額。該數據每日與銀行存款單的金額進(jìn)行核對，能有效防止財務(wù)收款員挪用公款的情況發(fā)生。實(shí)現了現金流自始至終連貫起來(lái)的全過(guò)程管理。

4、運費結算子系統，在營(yíng)收管理信息系統中，是面向承運車(chē)輛結付運費的前臺窗口程序。結算員只需輸入車(chē)主交來(lái)的運費結算單號碼，由系統自動(dòng)查找運費結算單的存根數據，結算員核對無(wú)誤后，進(jìn)行電子簽名，表示該單已經(jīng)結算。運費結算的金額以及扣除多少站務(wù)費用，已在結算單管理子系統中審核簽名時(shí)確定，這里只負責匯總計算每臺車(chē)或每個(gè)單位，當次或當月的可結算付款金額。由于采取了電腦核對存根、電腦自動(dòng)計算結付運費的辦法，從根本上杜絕了使用假結算單、涂改結算單的現象。同時(shí)，系統能按照財務(wù)部門(mén)結付運費的方式、，隨時(shí)自動(dòng)生成本單位車(chē)輛運費結算報表、參運車(chē)輛運費結算報表。報表數據通過(guò)財務(wù)電算系統的數據接口，自動(dòng)輸入到財務(wù)電算系統的憑證管理模塊，直接辦理支付手續，極大地減輕了人員的工作量。

5、信息查詢(xún)子系統能夠滿(mǎn)足承運車(chē)輛、服務(wù)員，以及各有關(guān)管理崗位的信息查詢(xún)要求。承運車(chē)輛能自主查詢(xún)已交結算單的運費，和外站結算單的運費結算明細情況。服務(wù)員能隨時(shí)查詢(xún)本人應交、已交和欠交售票款的情況。管理崗位能查詢(xún)所有運費結算單的應付款、已付款和尚未結算的明細情況。從而能將財務(wù)系統的“應付帳款－應付運費－××單位”的科目余額，落實(shí)到每張未結算的運費結算單，保證了財務(wù)系統的債權債務(wù)帳實(shí)相符。

三、 實(shí)行客運營(yíng)收管理電算化取得的效果

兩年來(lái)，我司通過(guò)不斷改進(jìn)和優(yōu)化營(yíng)收管理信息系統，使我司在資金的管理與監督、應收應付運費的核算速度與質(zhì)量等方面，取得了顯著(zhù)的成效，在加強和改善營(yíng)收管理中發(fā)揮了重要的作用。具體表現在以下幾個(gè)方面：

1、實(shí)現了營(yíng)收款管理的全過(guò)程監督。從服務(wù)員到財務(wù)收款員的每日應交、已交售票款都動(dòng)態(tài)顯示，有效地防止了挪用公款現象的發(fā)生，減少了資金占用，提高了企業(yè)資金管理水平。

2、保證了營(yíng)收核算的準確性。采用電子計算機進(jìn)行營(yíng)收核算，計算精度高，只要按程序正確輸入數據，很少引起錯誤。而在手工核算方式下，計算、分類(lèi)及匯總工作，數據量較大，難免發(fā)生各種差錯。同時(shí)，使用電腦自動(dòng)核對運費結算單存根，并自動(dòng)計算運費的方法，一切造假、涂改車(chē)號及人數的運費結算單，已變得毫無(wú)意義。從根本上杜絕了造假作弊現象的發(fā)生，確保了營(yíng)收核算數據的正確性。

3、保證了營(yíng)收核算的及時(shí)性。電子計算機以極高速度，處理營(yíng)收核算過(guò)程中各階段的會(huì )計數據，手工方式幾個(gè)人幾天的核算工作，采用電子計算機用幾分鐘就可以完成。因而可以確保營(yíng)收核算數據的及時(shí)性。

4、減輕了站務(wù)統計人員、財務(wù)審核人員和運費結算員的工作強度，提高了核算工作效率。實(shí)現營(yíng)收管理電算化之后，只要將運費結算單數據輸入計算機，大量的數據計算、分類(lèi)、存儲、輸出等工作，都由計算機自動(dòng)完成。這不僅可以把廣大財會(huì )人員從繁雜的數據統計中解脫出來(lái)，而且處理速度快、準確度高，從而大大提高會(huì )計工作效率，并且為管理提供全面、及時(shí)、準確的會(huì )計信息。

5、促進(jìn)了工作規范化，提高了會(huì )計工作質(zhì)量。由于營(yíng)收管理電算化，對運費結算單的數據來(lái)源，提供了一系列規范化的要求，在很大程度上解決了手工操作中的不規范、易出錯、易疏漏等，使營(yíng)收管理工作更加標準化、規范化、制度化，會(huì )計工作的質(zhì)量得到了進(jìn)一步保證。

總之，公路汽車(chē)運輸企業(yè)的營(yíng)收管理電算化，不僅使財務(wù)人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，更重要的是它提高了會(huì )計工作水平，充分發(fā)揮了會(huì )計工作的職能，滿(mǎn)足了管理的需要，在企業(yè)的管理中必將發(fā)揮愈來(lái)愈大的作用。