淺議交通運輸部門(mén)檔案管理中的信息化建設信息化建設

： 論文關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化建設 電子文件

論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展，是時(shí)代的必然，信息技術(shù)的應用給繁雜的交通運輸部門(mén)檔案管理提供了許多方便，節省成本，減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經(jīng)驗，探討了檔案管理信息化建設過(guò)程中應采取的具體措施。

引 言

隨著(zhù)社會(huì )的現代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會(huì )信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會(huì )服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門(mén)大力推進(jìn)檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會(huì )發(fā)展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類(lèi)單位管理的方方面面，在各項管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案信息化建設的主要內容

(一)信息化的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò )。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

(二)檔案信息資源建設

檔案信息是國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的戰略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設取得實(shí)效的關(guān)鍵。

(三)檔案的標準和規范建設

標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢(xún)、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標準規范體系。

(四)檔案信息化的應用系統建設

這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò )建設的技術(shù)保障。信息技術(shù)應用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設的速度與質(zhì)量，集中體現了檔案信息化建設的效益。

(五)信息化人才隊伍建設

這是檔案信息化成功之本，對其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著(zhù)決定性的作用。在“信息化”的時(shí)代的今天，信息技術(shù)快速發(fā)展，掀起了以數字革命為特征的信息技術(shù)浪潮，改變了人們的時(shí)間和空間的概念以及思維方式。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，對經(jīng)濟和社會(huì )的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外，同樣需要現代化。目前，我國各級檔案管理部門(mén)也紛紛加強信息技術(shù)建設。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時(shí)代和社會(huì )發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現代化管理的客觀(guān)要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。 二、加強檔案管理信息化建設的對策

(一)建立網(wǎng)絡(luò )檔案系統

在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現檔案信息資源共享創(chuàng )造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

(二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關(guān)鍵

1.電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著(zhù)計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著(zhù)信息管理部門(mén)的統一要求進(jìn)行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò )在各業(yè)務(wù)管理機構與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統。

2.電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨家很難完成，應采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計算機與信息管理部門(mén)三結合的方法。 三個(gè)部門(mén)的職能應用于相互滲透，揚長(cháng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3.做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì )效用。

4.解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(cháng)期保存。因為它的信息讀出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì )直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長(cháng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

總之，加快檔案信息化建設的步伐，是提高交通運輸管理水平的重大舉措，在改善交通運輸狀況，發(fā)展經(jīng)濟方面發(fā)揮著(zhù)重要的作用?！?/p>

參考文獻:

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