淺談交通運輸業(yè)行業(yè)內的檔案管理工作

［摘要］本文分析當今交通運輸業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出交通運輸業(yè)檔案管理的具體思路，指出強化檔案管理的措施。 ［關(guān)鍵詞］交通運輸 檔案管理 問(wèn)題 應對措施

交通運輸業(yè)的檔案管理是十分重要的，它不僅能反映交通運輸業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)能力，而且還可以為總結經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗提供重要依據。檔案是否真實(shí)、完整，這一結果將會(huì )直接影響到檔案工作的質(zhì)量，甚至是企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。 然而，檔案管理工作往往最容易被忽視，是檔案工作中的薄弱環(huán)節，這一環(huán)節的失誤，將嚴重影響檔案工作的質(zhì)量和水平。如何切實(shí)到位地做好檔案管理工作，是目前交通運輸業(yè)檔案工作中亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。 一、交通運輸業(yè)檔案管理的現狀 在交通運輸行業(yè)中，檔案管理工作是保存歷史資料、服務(wù)現實(shí)工作，具有承上啟下功能的一項重要工作。許多交通運輸業(yè)都積極開(kāi)展此項工作，但由于管理工作人手相對較少，而工作又相對較繁雜，并且一些人員對于檔案管理工作重視不夠，存在著(zhù)少干活、少出錯的應付思想。其具體表現主要是： （一）檔案管理意識淡薄、檔案資料的收集、整理容易被忽視。尤其是在當前企業(yè)中，檔案管理工作根本沒(méi)有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當成是浪費時(shí)間和精力的事情。久而久之，造成檔案的丟失，變質(zhì)，失去價(jià)值。 （二）檔案管理不完善、不規范。建立良好的檔案管理機構是檔案管理工作的前提和保證，同時(shí)也是檔案管理工作有效進(jìn)行的基本條件。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理工作分工模糊，由不同的人員兼職，均未設置此管理機構。這樣，就導致在核算、開(kāi)支、創(chuàng )收、分配等方面無(wú)統一管理，并且所依據的規章制度也不一，不能協(xié)調一致，最終導致各自為政，無(wú)人負責，檔案管理不夠規范。 （三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能較低，道德素質(zhì)修養不高，對檔案管理工作認識程度不夠。目前，在很多地方并沒(méi)有聘用檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員，而是由一些非專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)兼職管理。這些人沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識的專(zhuān)門(mén)培訓，缺乏經(jīng)驗，只是依葫蘆畫(huà)瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗，加以自己主觀(guān)的想法。這樣使得整理出來(lái)的檔案案卷存在較大的個(gè)人因素，缺乏通用性，檔案質(zhì)量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，造成了檔案流通、使用、保存的價(jià)值不高。 二、 強化檔案管理工作的具體措施 針對以上檔案管理工作中的種種問(wèn)題，要積極地采取有效的措施來(lái)加以改正。要加大對檔案管理工作的認識和重視程度，建立健全管理體制與規章制度，并行之到位，加強對檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識的培訓。具體辦法如下： （一）提高認識。領(lǐng)導要高度重視檔案管理工作，應采取檔案管理工作由一把手主抓，其他領(lǐng)導配合的原則，并且在檔案管理的各個(gè)環(huán)節中，要明確專(zhuān)門(mén)的負責人，做到按人頭負責。牢固樹(shù)立起良好的檔案管理意識，按照檔案管理的基本原則，認真做好這項工作。 （二）統一政策，避免政出多門(mén)。檔案管理制度必須由領(lǐng)導與主管部門(mén)統一制定，并及時(shí)公布，其他各部門(mén)要嚴格按照規章制度操作，不能各自為政。如有違反規章制度者，要嚴懲不貸。另外內部部門(mén)如需制定檔案管理制度時(shí)，需要注意必須符合國家的政策和整體制度，并在制度建立后首先上報主管部門(mén)審批，審批合格后，再進(jìn)行部門(mén)內公布使用。這樣，才能確保檔案管理健康有序地運行。 （三）加強信息化建設，提高管理水平?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，尤其是在科技高度發(fā)達的今天，而信息化建設正是科技力量中比較突出和重要的部分。隨著(zhù)社會(huì )信息化和檔案工作現代化步伐的加快，檔案基礎業(yè)務(wù)建設的重心必須向檔案信息化建設轉移，將信息化建設納入到檔案管理之中，才能不斷提高檔案的信息化程度，使檔案管理發(fā)生質(zhì)的飛躍。因此，要大力改善檔案管理工作的軟硬件設施，確保檔案管理的信息化建設。檔案管理的信息化建設，不僅可以提高檔案管理工作的效率，而且也可以使檔案管理工作規范化、透明化、專(zhuān)業(yè)化，有條不紊地進(jìn)行。另外對于檔案的保存、流通，也起到了一定的作用。 （四）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和道德修養水平。為了適應當代檔案管理工作不斷發(fā)展的新形勢，檔案管理人員必須具備較高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和道德修養水平。一開(kāi)始就要挑選有文化底蘊、工作能力強、愛(ài)崗敬業(yè)的專(zhuān)職人員負責檔案管理工作。檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個(gè)方面的素質(zhì)。一方面，要及時(shí)了解并熟悉國家的各項法規、方針、政策，嚴格貫徹執行和遵守法律。另一方面，還應掌握時(shí)事政策、電腦操作等相關(guān)知識。 總之，檔案管理工作是檔案工作中的重中之重。為適應新體制下的發(fā)展要求，有必要對目前的交通運輸業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題作具體分析，并采取有效措施加以解決，完善檔案管理工作，補充其不足，發(fā)揚其優(yōu)勢，以提高自我發(fā)展能力。