水利水電工程電子文件的歸檔及管理利用分析

： 摘要：本文對水利水電工程的檔案特點(diǎn)、電子文件歸檔的范圍和責任、電子文件的特點(diǎn)及主要內容和格式、電子文件的歸檔（移交）以及電子文件利用及管理進(jìn)行了深入細致的研究，并且對電子文件歸檔及利用提出了合理化建議。

關(guān)鍵詞：水電工程；電子文件；歸檔和移交；管理與利用

一、水利水電工程的檔案特點(diǎn)

水利水電工程建設中除與建筑、電力、機械、水文、氣象等專(zhuān)業(yè)聯(lián)系緊密外還牽涉到農業(yè)、工業(yè)、交通、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，導致了歸檔的水利檔案在種類(lèi)上的多樣性，包括水利水電工程建設檔案、文書(shū)檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、設備檔案等。水利水電工程按其建設過(guò)程包括工程項目提出可行性研究、設計、決策、招(投)標、施工、質(zhì)檢、監理到竣工驗收、試運行等全過(guò)程?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔，施工建設階段涉及的文件材料比較多，有設計文件、建設管理文件、監理管理文件、施工管理文件、設備文件等。

工程項目檔案包括工程建設的全過(guò)程，管理單位的文書(shū)檔案包括黨群、人勞、工會(huì )、審計等文件，這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件，其中有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來(lái)文，驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類(lèi)型的數據庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時(shí)以?xún)煞N形式存在，兩種文件歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統的做法將其歸檔保存，對于各種電子文件則根據電子文件檔案管理規范管理外，為了保證有效的利用，根據電子文件的特點(diǎn)，通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗，對電子文件采用兩種格式歸檔的方式，取得了很好的效果。

二、制定電子文件歸檔的范圍和責任

首先明確電子文件歸檔范圍。各機關(guān)部門(mén)正式發(fā)文的文件及各類(lèi)工程項目在規劃、咨詢(xún)、勘察、設計、招標投標過(guò)程中形成的電子文件應納入歸檔范圍，如項目建議書(shū)、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、水土保持報告、工程地質(zhì)勘察報告、試驗報告、總體規劃、方案設計、初步設計、施工圖設計、招標投標文件、施工圖階段、設計修改等有關(guān)文件。二是明確各部門(mén)兼職檔案管理員對電子文件管理職責和歸檔時(shí)間，保證電子文件及時(shí)歸檔及完整性。

三、電子文件的特點(diǎn)及主要內容和格式

（一）電子文件的特點(diǎn)

電子文件實(shí)現了快速檢索查詢(xún)，提供重復利用，減少檔案利用人員工作時(shí)間，提高生產(chǎn)，同時(shí)減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動(dòng)量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩定性，1、所依賴(lài)的軟硬件不穩定性?，F在計算機軟、硬件系統更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統。幾年的時(shí)間就出現新的電子文件存儲的數據結構變化而需要轉換的問(wèn)題。2、載體的不穩定性。從磁帶到磁盤(pán)、光盤(pán)電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長(cháng)久保存。3、電子文件具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，其真實(shí)可靠性遠不如紙質(zhì)檔案。4、容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數據的不可用。

（二）電子文件的主要內容和格式

水利水電工程的電子檔案包括文書(shū)文件、工程文件、音像文件、照片文件、設備文件等。文書(shū)文件主要有來(lái)往文函、會(huì )議、簡(jiǎn)報、經(jīng)營(yíng)管理、人勞、審計、技術(shù)、監察、黨群、工會(huì )等，工程文件為立項審批、勘察設計、工程管理、施工管理、竣工驗收、科研試驗、設備等文件，所形成的文件為微軟辦公系統的Word、EXCEL文件，圖像文件主要為以前實(shí)物照片的掃描文件及數碼相機所拍攝的照片，形成文件為JPEG格式，圖形文件主要為工程的設計圖紙、竣工圖紙等，為AutoCAD軟件所產(chǎn)生的DWG文件格式，影像文件記錄工程開(kāi)工到完工所產(chǎn)生的所有影像資料，有國家領(lǐng)導人、上級部門(mén)、國際友人的視察、工程建設的重要施工過(guò)程等。

數據文件為工程項目的內外觀(guān)變形監測、地震觀(guān)測數據等，其保存格式有SQLSERVE、ORACL、ACCESS、DBF等數據文件。實(shí)物電子文件檔案為對實(shí)物照相后形成JPEG格式文件。

四、電子文件的歸檔（移交）

在電子文件歸檔過(guò)程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說(shuō)明歸檔（移交），填寫(xiě)電子文件登記表、電子文件元數據表，主要內容有：工程名稱(chēng)、文件編號、題名、形成時(shí)間、計算機型號、操作系統名稱(chēng)、應用軟件名稱(chēng)及版本號。電子文件載體要求為光盤(pán)，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤(pán)既具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，又是一種可以移動(dòng)的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。 要求各歸檔單位歸檔時(shí)以項目為單位進(jìn)行組盤(pán)。即一個(gè)項目應刻錄在一張或多張光盤(pán)上，但不能1張光盤(pán)刻錄2個(gè)及以上的項目電子文件。光盤(pán)刻錄后，應在每張光盤(pán)上貼上標簽作好標識。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應同時(shí)存有相應的的說(shuō)明文件和電子文件目錄，說(shuō)明文件為純文本文件，其內容包括對工程概況和電子文件歸檔說(shuō)明等。說(shuō)明文件內容包括案卷名稱(chēng)、檔號、形成時(shí)間、電子檔案份數、歸檔時(shí)間等。

五、電子文件利用及管理

（一）電子文件的保管和轉換

根據電子文件歸檔與管理規范，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存?！睘榱烁玫氖褂?，我們采用一檔三存的辦法管理電子文件，即一種電子文件三種保存辦法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤(pán)多次使用易磨損，易造成無(wú)法讀取數據，因此，我們只要求歸檔單位交兩套光盤(pán)保存，為查閱及管理方便，我們使用了大容量移動(dòng)硬盤(pán)，考慮到兼用性問(wèn)題，硬盤(pán)格式化為FAT32格式，然后將光盤(pán)的數據拷貝到硬盤(pán)中，按檔案編號建立文件夾，這樣，減少了光盤(pán)的磨損，也不用從大量的光盤(pán)中尋找，而且硬盤(pán)容易組織數據，體積小，節約了大量的時(shí)間。

由于所移交的文件材料都是原始形成的文件，需要相應的軟件才能打開(kāi)，尤其是專(zhuān)業(yè)性強的軟件，價(jià)格昂貴，軟件不可能保存在檔案館，有些軟件因其他原因造成原格式不再支持等，為避免這種情況，因此我們使用了第二個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)，對第一個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)數據的進(jìn)行轉化，使其在沒(méi)有專(zhuān)門(mén)軟件的情況下能被所有的人察看，轉化如下：DOC和XLS文件格式轉為T(mén)IFF或PDF文件，CAD圖紙轉為JEPG圖形文件，將所有的錄像帶轉為AVI格式電子文件，文件命名由三位阿拉伯數字加錄像內容組成。對于觀(guān)測等數據資料，我們要求移交單位對重要的數據資料轉化為DBF數據文件，并使用純文本文件對DBF文件的格式進(jìn)行說(shuō)明并保存在同一目錄下。

（二）電子文件的借出

由于電子文件的易更改、可復制性。電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制。對一些不適合流轉的電子文件，在借出后容易造成在網(wǎng)上流傳，而且不能找到源頭，而且損害了本單位的產(chǎn)權和利益，為使每個(gè)借出的人員提高保護本單位知識產(chǎn)權的意識，在借出電子文件時(shí)，除填寫(xiě)表格和單位領(lǐng)導簽字外，對重要有價(jià)值的電子文件形成圖片后加水印處理，寫(xiě)上借閱單位及時(shí)間，這樣，提高了借閱人員對電子檔案的保護意識，維護本單位的利益。

六、對電子文件歸檔及利用的建議

（一）國家應制定處理電子文件的格式標準。為了使電子公文文件能夠超越操作平臺、超越軟件系統而被準確地識讀，就需要國家制定統一的標準格式，使其不依賴(lài)于原來(lái)的設備和軟件更新的影響，降低對設備的依賴(lài)性。從目前看應制定以XML語(yǔ)言為基礎的字處理文件的格式是比較好的選擇。

（二）根據電子文件歸檔與管理規范，特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時(shí)存有相應的查看軟件。這樣會(huì )造成軟件一起歸檔，使用者怎么使用，軟件所依賴(lài)的操作系統、硬件設備又如何歸檔是值得研究的問(wèn)題。

（三）從目前看Adobe PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF 文件具有跨平臺、高壓縮、適合屏幕閱覽及網(wǎng)絡(luò )傳輸，PDF格式已得到公認，適于在不同計算機平臺之間傳送和共享文件的一種開(kāi)放式電子文件格式，因此也可作為電子公文歸檔的一種選擇格式。