企業(yè)辦公室行政管理科學(xué)化芻議

摘要：辦公室管理的科學(xué)化，直接關(guān)系到上層領(lǐng)導的決策水平。決策是上層領(lǐng)導的主要職責，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而正確的決策離不開(kāi)對機關(guān)各方面情況的調查研究和對調查資料的探討，因此辦公室行政管理的科學(xué)化管理科學(xué)化非常重要性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政辦公；科學(xué)化

一、企業(yè)行政辦公室管理科學(xué)化的重要性

（一）辦公室管理的科學(xué)化，直接關(guān)系到上層領(lǐng)導的決策水平。決策是上層領(lǐng)導的主要職責，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而正確的決策離不開(kāi)對機關(guān)各方面情況的調查研究和對調查資料的正確判斷，離不開(kāi)獲取和掌握大量的準確的信息。在這方面，辦公室作為輔助領(lǐng)導決策的主要部門(mén)，承擔著(zhù)為領(lǐng)導收集信息、傳遞信息和提供咨詢(xún)意見(jiàn)的重要任務(wù)。

（二）辦公室管理的科學(xué)化。關(guān)系到管理系統的協(xié)調運行。任何管理系統都是一個(gè)復雜的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò )。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò )中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領(lǐng)導的綜合辦事機構、信息參謀部門(mén)，而且是溝通、聯(lián)系和協(xié)調領(lǐng)導與部門(mén)之間、部門(mén)與部門(mén)之間、機關(guān)與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進(jìn)行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個(gè)“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學(xué)化，將會(huì )更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導與部門(mén)之間、部門(mén)與部門(mén)之間的聯(lián)系，推動(dòng)整個(gè)管理系統的協(xié)調運行。

二、企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的主要內容

辦公室管理的科學(xué)化蘊涵著(zhù)豐富的內涵。就當前實(shí)際情況看，主要包含辦公室管理的制度化、程序化和自動(dòng)化。

（一）制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來(lái)，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應著(zhù)重抓好如下幾項制度：

第一，崗位責任制。崗位責任制是機關(guān)工作的一項根本制度，其實(shí)質(zhì)是在明確辦公室以及辦公室各個(gè)科室的職責權限的基礎上，劃分每個(gè)崗位的權責，使辦公室每一個(gè)人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔的任務(wù)，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉等現象。在制定崗位責任制時(shí)，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發(fā)，凡工作任務(wù)重復的科室，該并則并；凡是一個(gè)人能干的工作，就不分給兩個(gè)人。同時(shí)，堅持職權責一致的原則，每個(gè)崗位都有相應的權力和責任，每個(gè)崗位的權力、責任都要規定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。 第二，會(huì )議制度。會(huì )議是傳達指示、研究不足、形成決策、部署工作、總結經(jīng)驗的一種重要形式和管理手段。研究會(huì )議管理規律、提高會(huì )議效率已成為當今一門(mén)新興的專(zhuān)門(mén)學(xué)問(wèn)，是辦公室管理科學(xué)化的重要內容。搞好會(huì )議管理必須著(zhù)重解決如下兩個(gè)不足：一是嚴格制約會(huì )議數量。如果無(wú)論大小事情都要通過(guò)開(kāi)會(huì )決定，會(huì )議將會(huì )泛濫成災，領(lǐng)導者的許多精力和時(shí)間也將消磨在茫?！皶?huì )?！敝?。因此，必須按照中央要求切實(shí)精簡(jiǎn)會(huì )議，建立嚴格的會(huì )議審批制度，可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì )議一律不要開(kāi)；能小會(huì )解決不足的就不要開(kāi)大會(huì )；能短會(huì )解決不足的就不要開(kāi)長(cháng)會(huì )。二是提高會(huì )議質(zhì)量和效率。必須開(kāi)的會(huì )，會(huì )前一定要有充分準備。注意開(kāi)短會(huì )，開(kāi)高質(zhì)量的會(huì )。同時(shí)，嚴格會(huì )議紀律，杜絕遲到早退現象。做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會(huì )議結論模糊不清。 第三，公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，如沒(méi)有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，提高辦文質(zhì)量，加速公文運行。

第四，安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開(kāi)展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專(zhuān)人負責和定期檢查。

（二）程序化。程序是辦事的先后次序。程序化的管理可使各項管理活動(dòng)按照一定的秩序有準備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行，推動(dòng)和實(shí)現辦公室管理的正?；?。它主要包含公文處理程序、會(huì )議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。

實(shí)現辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時(shí)必須注意程序的可行性、有序性、系統性和簡(jiǎn)捷性?？尚行约闯绦虮仨毦唧w明確，必須以實(shí)際上能做到為前提。否則，再好的程序也是毫無(wú)意義的。

（三）自動(dòng)化。隨著(zhù)科技的進(jìn)步和社會(huì )的發(fā)展，以應用電子計算機為主要標志的辦公自動(dòng)化已應運而生。辦公自動(dòng)化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng )造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統的、經(jīng)驗的管理轉向現代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動(dòng)化在實(shí)現辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng )造條件，積極地推動(dòng)辦公室自動(dòng)化的進(jìn)程。

三、企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的基本要求

辦公室管理的科學(xué)化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設和領(lǐng)導的重視和支持。

（一）合理配置辦公室內部機構。合理配置辦公室內部機構是實(shí)現辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機構，而且是領(lǐng)導的參謀部，具有辦事、咨詢(xún)、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實(shí)現辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫(xiě)作能力、公關(guān)協(xié)調能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開(kāi)展。

（二）要切實(shí)加強辦公室隊伍的思想作風(fēng)建設。第一，辦公室人員必須注重學(xué)習黨的路線(xiàn)、方針和政策，自覺(jué)地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報告、對下發(fā)文、協(xié)調工作、答復不足時(shí)都要以黨的政策為準繩，做貫徹執行黨的路線(xiàn)方針政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉獻的精神，不圖名、不為利，甘當“鋪路石”。要主動(dòng)為領(lǐng)導服務(wù)，為基層服務(wù)，為職工、群眾服務(wù)。

（三）要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯(lián)系廣、綜合性強，這必定要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠了解馬克思主義的基本原理以及管理學(xué)、法律學(xué)、高等教育學(xué)、邏輯學(xué)等學(xué)科的基礎知識，掌握辦公室管理的專(zhuān)業(yè)知識和辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力做學(xué)識淵博、視野開(kāi)闊的“通才”。