對于企業(yè)行政管理工作定位和發(fā)展的審視

摘要：本文在對企業(yè)行政管理工作內容和認識介紹的基礎上，提出行政管理工作的科學(xué)定位和發(fā)展方向。 關(guān)鍵詞：企業(yè) 行政管理 定位 發(fā)展 企業(yè)行政管理工作一般是指為了保證企業(yè)順利生產(chǎn)、完成銷(xiāo)售、進(jìn)行技術(shù)研究、通暢資金運作而進(jìn)行的管理、協(xié)調、服務(wù)工作。通?？磥?lái)，行政管理工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復雜，每天都是大量的、瑣碎的事務(wù)性工作。其實(shí)這只是行政管理工作的一部分，只有全面認識行政管理工作，才能夠理清企業(yè)行政管理工作的內容，明確行政管理工作定位，更好地發(fā)揮行政管理工作效能。 1 三元化行政管理工作層級 企業(yè)行政管理工作根據一般公司制企業(yè)運行模式，基本分為以企業(yè)高層管理者為代表的管理層、以企業(yè)行政部門(mén)主管為主體的協(xié)調層以及由行政部門(mén)工作人員為主體形成的服務(wù)執行層。企業(yè)高層管理者是在把握企業(yè)發(fā)展方向的基礎上，設定企業(yè)戰略目標，建立和完善企業(yè)運行體系，并采取一系列措施鼓勵企業(yè)成員共同努力以達到目標，這一過(guò)程就是企業(yè)高層管理者進(jìn)行行政管理的過(guò)程，屬于最高層級的企業(yè)行政管理。企業(yè)行政部門(mén)一般包括綜合辦公室、人事科、后勤管理科等擔負著(zhù)企業(yè)行政業(yè)務(wù)職能的部門(mén)，這些部門(mén)的主管不僅擔負著(zhù)傳達企業(yè)高層管理者布置的工作，還擔負著(zhù)日常行政事務(wù)的審批、監督以及對日常行政工作出現問(wèn)題的協(xié)調和處理，同時(shí)擔負著(zhù)基層管理和協(xié)調兩大職能。而行政部門(mén)工作人員則以工作執行為主，需要具體處理行政事務(wù)，工作繁雜而明確。上述三個(gè)層級又統一于服務(wù)企業(yè)運行和發(fā)展，以服務(wù)為鮮明的代表。 2 對行政管理工作不同的看法 對企業(yè)行政管理工作認識也是差異很大，出現二元化趨勢。第一種看法是以專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員為代表的看法，他們認為一般行政管理工作門(mén)檻低，沒(méi)有技術(shù)含量，工作就是管家婆所干的活，不足為羨，并且潛在地對行政管理人員存在一定的偏見(jiàn)和輕視。第二種看法是以企業(yè)基層職工為代表的看法，他們認為企業(yè)行政管理人員是企業(yè)高層管理者所信賴(lài)的人，經(jīng)常代表領(lǐng)導處理事務(wù)，工作比較強勢又有實(shí)權，雖然和自己級別差不多但是明顯屬于不同類(lèi)型，一般以敬而遠之相待。從行政管理人員自身來(lái)看，工作繁重，又沒(méi)有什么需要自己發(fā)揮創(chuàng )新精神改革的地方，所以工作狀態(tài)一直處于執行或者按章辦事過(guò)程，缺乏成就感，也沒(méi)有努力的方向。 3 行政管理工作的科學(xué)定位 行政管理工作并不簡(jiǎn)單，工作效果直接體現在企業(yè)運行過(guò)程的各個(gè)環(huán)節，是屬于維護性的工作崗位。工作的重要性和效果從反面可以看得更為貼切一些，即一般行政管理工作缺失或者失靈所造成的企業(yè)混亂的狀態(tài)，是行政管理工作作用的有效說(shuō)明。所以，行政管理工作需要正確的認識，需要科學(xué)的定位，需要有明確的改進(jìn)和崗位提升方向，這對行政管理工作需要全面地審視和思考。 3.1 行政管理人員能力要求 首先，應該明確的是，做好行政管理工作對于人員素質(zhì)的要求其實(shí)并不比技術(shù)人員的要求低。對于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的要求莫過(guò)于“專(zhuān)”，而對于行政管理人員的要求則是“博”，對其知識結構和能力要求更為廣泛。作為企業(yè)行政管理人員，首先必須對企業(yè)生產(chǎn)、運營(yíng)、市場(chǎng)等業(yè)務(wù)部門(mén)有一個(gè)大概的了解，對所服務(wù)對象做到心中有數；其次，必須要有一定的文筆表達能力和相關(guān)文秘工作知識，有利于更好地領(lǐng)會(huì )企業(yè)高層管理者布置的任務(wù)，為其管理企業(yè)做好輔助工作；最后，還要要求行政管理人員掌握一定的管理知識、組織行為學(xué)知識、心理學(xué)知識和社交禮儀等，使其具備對內對外的聯(lián)系、溝通、協(xié)調的能力。 3.2 對行政管理工作的職能轉變要求 行政管理工作已經(jīng)在傳統的管理、協(xié)調、服務(wù)的基礎上加入了輔助決策和參與謀劃的職能。行政管理工作本身所處理的工作是面向整體企業(yè)的，這就意味著(zhù)其看問(wèn)題的角度是比較全面的，所以在企業(yè)高層對于企業(yè)發(fā)展方向進(jìn)行調整或者是準備實(shí)施重大變革的時(shí)候，行政管理人員既能站在全局的角度分析決策或者變革可能對企業(yè)帶來(lái)的影響，又能就其得失提出可供領(lǐng)導參考的建議和意見(jiàn)，是企業(yè)決策不可多得的參謀，其可以發(fā)揮的功能足以企業(yè)高層管理者的重視。 3.3 行政管理工作的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任 對于行政管理人員而言，總認為自己所從事的工作與技術(shù)關(guān)聯(lián)不大，其實(shí)這是一種誤區。在我國，行政管理工作也可以根據自身工作內容，去參評相應的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)，向專(zhuān)業(yè)技術(shù)方向發(fā)展。比如，在企業(yè)中從事黨務(wù)、宣傳、思想政治教育工作、工會(huì )工作的行政人員可以根據相應條件評聘政工系列專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)；而在企業(yè)中從事招聘、考核、薪酬、激勵等人事管理的行政人員則可以通過(guò)參加經(jīng)濟系列中人力資源專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格考試，獲取經(jīng)濟師系列的聘任資格。行政人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)一旦落實(shí)，將是企業(yè)對行政管理人員地位和作用的承認，也會(huì )樹(shù)立管理也是專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作的觀(guān)念。 3.4 行政管理人員綜合素質(zhì)培養 除知識素質(zhì)以外，合格的行政管理人員需要全面綜合素質(zhì)的培養。高尚的思想品德可以使其有著(zhù)較高的奉獻精神和良好的心態(tài)來(lái)面對繁雜的工作，并且有力求圓滿(mǎn)完成工作的期望和努力。過(guò)硬的心理素質(zhì)可以有效地幫助行政人員應對工作過(guò)程中各種突發(fā)事件，并且能夠調節自己的心理環(huán)境和精神狀態(tài)，有意識地緩解心理壓力，以良好的心態(tài)保證工作的穩定開(kāi)展。強健的身體則是行政人員勝任高強度工作的基礎和資本，是充沛精力的物質(zhì)保證。全面素質(zhì)的塑造和培養，才能使行政管理工作整體水平得到提升，使其工作現狀得到明顯改善。 4 行政管理工作的發(fā)展方向 行政管理工作對于企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。在各項工作取得突飛猛進(jìn)的成果的同時(shí)，行政管理工作的改善顯得尤為迫切。根據企業(yè)實(shí)際情況，實(shí)時(shí)推進(jìn)行政管理工作的改革和發(fā)展，可以有效地提高行政管理工作水平。 4.1 構建企業(yè)行政管理模式 企業(yè)行政管理工作的理想境界應該是“潤物細無(wú)聲”。①將ISO9000科學(xué)管理理念和管理方式引入企業(yè)行政管理工作，通過(guò)進(jìn)行行政管理制度體系建設，對行政工作各關(guān)鍵環(huán)節進(jìn)行檢查和控制，使行政管理工作行政規范化事務(wù)處理模式，不僅可以減少人為主觀(guān)因素的影響，而且可以極大地提高行政管理工作效率。 4.2 行政管理主體范圍進(jìn)一步拓展 企業(yè)行政管理工作是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展服務(wù)的，從企業(yè)高層管理者到企業(yè)行政部門(mén)主管，再到企業(yè)行政部門(mén)工作人員，其工作都是圍繞著(zhù)行政管理和服務(wù)展開(kāi)的，而如生產(chǎn)、銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)部門(mén)主管則相對較少地承擔行政管理的職能。他們認為行政管理是行政部門(mén)的事情，本部門(mén)的行政事務(wù)只需要直接遞交行政部門(mén)就可以得到處理，而不需要他們進(jìn)行協(xié)調，這是一種錯誤的想法，是強制將管理作用加以區分，對管理工作的片面認識。企業(yè)要扭轉業(yè)務(wù)部門(mén)主管的觀(guān)念，使他們認識到行政管理工作不僅是行政部門(mén)的事情，而是需要所有企業(yè)管理者共同努力完成的基礎性工作，將行政管理主體范圍進(jìn)一步拓展，加強行政管理力量的同時(shí)提高行政管理水平。 4.3 完善企業(yè)行政管理的事務(wù)體系 行政管理工作最終還是要落實(shí)在事務(wù)性工作上，事務(wù)管理是行政管理的基本形式，構建企業(yè)行政管理的事務(wù)體系，是實(shí)現企業(yè)行政管理科學(xué)化、現代化的重要標志。企業(yè)行政管理的事務(wù)體系包括辦公室管理、文書(shū)檔案管理、會(huì )議管理、總務(wù)后勤管理、企業(yè)行政信息系統管理，等等。② 企業(yè)行政管理工作需要重新審視，需要科學(xué)定位，需要全面發(fā)展，只有這樣才能做到忙而不亂、繁而不雜、從容不迫。 注釋?zhuān)?①鄧集文.我國企業(yè)行政管理的現存問(wèn)題及改革思路[J].改革與戰略.2010（01）. ②曹林.企業(yè)行政管理新體系的構建[J].現代企業(yè).2005（11）.