淺議如何提高辦公室的管理效率

隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，協(xié)調工作日益顯得復雜和重要。社會(huì )化大生產(chǎn)的發(fā)展，帶來(lái)了越來(lái)越細的社會(huì )分工管理，管理要從整體系統來(lái)把握，才能提高管理效率，而提高管理效率則主要靠協(xié)調，協(xié)調是管理的一項重要職能，其核心是使有關(guān)部門(mén)和人員圍繞一個(gè)共同目標和諧統一地進(jìn)行工作，在各自的崗位上，朝著(zhù)一個(gè)目標使勁出力。

協(xié)調是辦公室的一項特殊職責和基本任務(wù)。對此，可以從兩方面加以說(shuō)明:從辦公室所處的位置來(lái)看，它處于一個(gè)組織中心樞紐的地位，其工作內容涉及組織運轉的方方面面，有著(zhù)廣闊的發(fā)揮協(xié)調作用的天地和調動(dòng)各方面積極因素進(jìn)行協(xié)調的潛力，具有預測和發(fā)現失調現象并依據信息渠道和準確分析失調原因尋求選擇協(xié)調途徑的能力。辦公室又是組織總部所在處，與領(lǐng)導聯(lián)系最密切，既是傳達領(lǐng)導意圖的辦事機構，又是組織收集、處理、反饋信息的窗口，更是聯(lián)系各級、各部門(mén)的紐帶。因而它能比較準確地把握方向和有關(guān)方針政策，把握協(xié)調分寸，在具體的協(xié)調事務(wù)中，能發(fā)揮較大的影響力。

當前，國家機關(guān)和企事業(yè)單位的管理日益復雜化，領(lǐng)導者的工作越來(lái)越集中于全局性管理和高層次決策。由于各部門(mén)的職責不同，理解問(wèn)題和處理問(wèn)題的層次和角度不同，往往存在著(zhù)局部利益和整體利益之間，不同局部利益之間的各種矛盾和分歧，這些矛盾和分歧時(shí)常造成工作上的推諉、扯皮，這就需要辦公室按照一定的原則和領(lǐng)導的要求，綜合分析矛盾和分歧產(chǎn)生的原因，認真協(xié)調各方面的關(guān)系，努力解決存在的問(wèn)題，使預期自標得以實(shí)現。尤其是我國加入WTO以后，新信息、新情況、新理論、新規則不斷出現，這對協(xié)調工作提出了更高的要求，因此辦公室人員必須認真學(xué)習黨和國家的各項方針政策，學(xué)習現代管理理論，掌握協(xié)調的技巧，提高協(xié)調工作的水平。

在政府機關(guān)、企事業(yè)單位內，領(lǐng)導者協(xié)調工作的內容是十分廣泛的，歸納起來(lái)有計劃協(xié)調、人事協(xié)調、財務(wù)協(xié)調、經(jīng)濟協(xié)調、政策協(xié)調、關(guān)系協(xié)調、工作部署協(xié)調和社會(huì )協(xié)調八種。

其一，政策協(xié)調。辦公室的中心任務(wù)是輔助領(lǐng)導決策。在國家行政管理中，決策是一項十分重要的工作。在決策過(guò)程中，辦公室要協(xié)助領(lǐng)導收集信息、研究政策、提供決策方案，或者參與試點(diǎn)工作等。作為辦公室人員在協(xié)助領(lǐng)導制定政策和規章時(shí)，要以黨和國家的方針、政策為依據，從全局、長(cháng)遠利益出發(fā)，根據具體情況，做好政策的協(xié)調工作。

其二，關(guān)系協(xié)調。辦公室的協(xié)調工作按協(xié)調涉及的關(guān)系可分為領(lǐng)導成員之間的協(xié)調、上下關(guān)系的協(xié)調、左右關(guān)系的協(xié)調和人際關(guān)系的協(xié)調。辦公室人員在參與協(xié)調領(lǐng)導成員之間的關(guān)系時(shí)，側重于協(xié)調領(lǐng)導成員之間的團結問(wèn)題。

由于領(lǐng)導成員各自分管業(yè)務(wù)工作的局限性和認識上的差異，以及彼此信息傳遞的不同，往往在同一問(wèn)題上產(chǎn)生不同的看法。辦公室人員成天為領(lǐng)導服務(wù)，可憑借直觀(guān)判斷和經(jīng)驗，及時(shí)發(fā)現他們之間對同一件事有沒(méi)有不同的意見(jiàn)，并利用自己的特殊身份及時(shí)、靈活地進(jìn)行協(xié)調。協(xié)調時(shí)，既要堅持原則、實(shí)事求是，又要溝通信息、清除隔閡，努力設法促使他們相互了解、彼此信任，以達到融洽共事、團結一致的目的。在現代社會(huì )中，一個(gè)孤立的管理系統是不存在的，它總要與其他系統發(fā)生這樣那樣的關(guān)系。這些關(guān)系有時(shí)看來(lái)并不直接對本單位、本部門(mén)的工作發(fā)生影響，但在一些特殊的情況下、關(guān)鍵問(wèn)題上，如能協(xié)調一致，同舟共濟，對克服困難、搞好工作、完成重大任務(wù)，將起很大的作用。實(shí)踐證明，哪里的橫向關(guān)系搞得好，哪里的氣氛就活躍，工作就有起色。辦公室在協(xié)調時(shí)，一定要注意以誠相待，平等協(xié)商，力求做到協(xié)調——致，高效率地實(shí)現本單位的目標。因此，辦公室人員在跟各類(lèi)人交往的過(guò)程中，要針對不同的對象，采用靈活多樣的協(xié)調方法，力求具備“以不變應萬(wàn)變”的本領(lǐng)，學(xué)會(huì )和掌握協(xié)調人際關(guān)系的藝術(shù)，即在次要問(wèn)題上適當讓步，在文字協(xié)議中使用必要的模糊語(yǔ)言，在特殊條件下迂回前進(jìn)，尋求最佳協(xié)調的藝術(shù)，這樣就會(huì )應付自如，達到協(xié)調的目的。與此同時(shí)，要創(chuàng )設融洽和諧的人事環(huán)境，以達到配合恰當，同步運轉的目的。 其三，工作部署協(xié)調。主要是同層次子系統、同一子系統各個(gè)工作環(huán)節之間的協(xié)調。同層次子系統的行動(dòng)必須同步，同一系統的各環(huán)節之間必須及時(shí)、準確、合理地互相銜接，前一環(huán)節為后一環(huán)節創(chuàng )造良好的條件，后一環(huán)節對前一環(huán)節實(shí)行有效監督和承接。一步不協(xié)調，一環(huán)脫了節，必將造成整個(gè)系統工作秩序的混亂。盡管在擬定方案、制作工作計劃時(shí)，已經(jīng)明確了行動(dòng)步驟，但由于客觀(guān)實(shí)際并非一成不變，導致各種不同步現象的出現。因此，辦公室人員要做好工作部署的協(xié)調，包括文件處理的協(xié)調、值班工作的協(xié)調、突發(fā)事件的協(xié)調、車(chē)輛使用的協(xié)調、辦公經(jīng)費與用品的協(xié)調等。

其四，社會(huì )協(xié)調。主要指協(xié)調本單位和其他單位以及外部公眾之間的關(guān)系，這種關(guān)系屬于公共關(guān)系的范疇。在網(wǎng)絡(luò )型的社會(huì )中，任何一個(gè)組織都位于網(wǎng)絡(luò )的某一點(diǎn)上，它的上下左右、四面八方都與各類(lèi)公眾聯(lián)系著(zhù)。就一個(gè)企業(yè)而言，它與政府機關(guān)發(fā)生法律關(guān)系，與銀行發(fā)生金融關(guān)系，與稅務(wù)機構發(fā)生稅利關(guān)系，與材料供應者、消費者或客戶(hù)發(fā)生供求關(guān)系，與同行業(yè)發(fā)生協(xié)作、競爭關(guān)系等。有鑒于此，辦公室應協(xié)助領(lǐng)導推進(jìn)組織與外界的溝通與聯(lián)系，及時(shí)地將組織目標、組織的成績(jì)等信息傳遞給公眾，并促使組織成員了解社會(huì )對組織的期望和要求，意識到自己的社會(huì )責任，從而提高工作的積極性和自覺(jué)性。

在管理體系內，辦公室沒(méi)有執掌支配性權力，因而辦公室的協(xié)調不同于領(lǐng)導部門(mén)和職能部門(mén)的協(xié)調，它具有自身的特征。首先，辦公室的協(xié)調是在領(lǐng)導者授意或授權下進(jìn)行的，它直接受領(lǐng)導活動(dòng)的制約，除了能靈活使用協(xié)調方法外，都不能自行其是，因而具有從屬性。其次，凡是領(lǐng)導所主管的工作，辦公室都要協(xié)助處理，不但要協(xié)調本單位領(lǐng)導成員之間、各部門(mén)之間、組織成員之間的關(guān)系，還要協(xié)調本單位同外界之間的關(guān)系。由此可見(jiàn)，辦公室的協(xié)調是多方面多層次的，涉及的領(lǐng)域十分廣泛。再次，辦公室的活動(dòng)要受領(lǐng)導活動(dòng)的約束，故而他們的協(xié)調就缺少領(lǐng)導者或職能部門(mén)協(xié)調的直接性和權威性，只能起中介作用，而不能直接解決問(wèn)題。不過(guò)，辦公室所處的地位也有積極的一面，它不容易得罪人，往往能起到緩和矛盾的作用。

上述分析可以作出這樣的推論:辦公室的協(xié)調目的在于理順各種關(guān)系，加快工作節奏，提高管理效率。

為此，辦公室的協(xié)調必須堅持以下原則:其一，尊重客觀(guān)事實(shí)。一般來(lái)說(shuō)，凡是需要協(xié)調解決的矛盾，必須進(jìn)行深入細致的調查研究，在掌握大量客觀(guān)事實(shí)的基礎上，提出協(xié)調意見(jiàn)，作出協(xié)調決定，進(jìn)行協(xié)調工作。

其二，服從全局利益。協(xié)調的最終目的是化解矛盾、解決問(wèn)題、理順關(guān)系。

其三，注重說(shuō)服教育。既要以事實(shí)為根據解決實(shí)際問(wèn)題，又要動(dòng)之以情、曉之以理，進(jìn)行說(shuō)服教育，用思想認識上的一致帶動(dòng)工作行動(dòng)上的一致。同時(shí)，說(shuō)服過(guò)程中除了發(fā)揮理性因素的作用外，還要發(fā)揮情感因素的作用。

其四，堅持分級負責。一般來(lái)說(shuō)，辦公室應根據授權的范圍和實(shí)際需要，協(xié)助上級領(lǐng)導或直接擔負協(xié)調工作。在協(xié)調工作中要尋準自己的位置，既不能失職，也不能越位。因此，必須堅持分級協(xié)調的原則，該由哪一級協(xié)調的問(wèn)題就由哪一級負責，不得上交下推。既不能越級處理下級職權范圍內的事，又不能把自己職權范圍內的矛盾交給上級部門(mén)。只有分級負責，各級辦各級的事，各在其位，各謀其政，才能使問(wèn)題得到及時(shí)有效的處理。