人事檔案管理在人力資源管理的運用

一直以來(lái)，人事檔案管理是人力資源管理工作當中不可缺少的組成部分。有效的人事檔案管理工作可以提升人力資源管理的持續穩定運行。伴隨著(zhù)社會(huì )服務(wù)的持續提升，人事檔案管理已逐漸數字化、科學(xué)化、信息化以及規范化。在新形勢背景下，怎樣挖掘出人事檔案在人力資源管理中的更大價(jià)值，如何有效加強人事檔案的利用已成為當下人事檔案管理人員的重點(diǎn)議題。本文將站在人力資源管理的角度，對現代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系進(jìn)行研究和分析，明確人力資源角度下人事檔案的價(jià)值所在，表明目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題并提出個(gè)人意見(jiàn)，為進(jìn)一步提升人事檔案管理的創(chuàng )新升級提供參考。

一、人力資源管理和人事檔案管理之間的關(guān)系

現代管理學(xué)的思想根本是把人作為核心并進(jìn)行相關(guān)管理，在人力資源管理領(lǐng)域當中，其主要是利用完善的人力資源管理機制及其內容來(lái)保證人員配置更具科學(xué)性和合理性，以此對企業(yè)人才的競爭力進(jìn)行有效提升。在此過(guò)程當中，要對人事檔案這一重要資源進(jìn)行充分利用，從而提高人力資源管理的實(shí)效。人力資源管理的主要根本和依據便是人事檔案，它可以直接反映出人力資源的基礎情況，充分體現出人的過(guò)往經(jīng)歷與現下?tīng)顩r?；诖?，人事檔案可以有效幫助企業(yè)準確且全面的對員工進(jìn)行考察和選拔。再者，人事檔案管理工作需要高度貼合人資管理的需求和目標，不可以脫離人資管理。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是企業(yè)要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，要將人資管理當中的相應內容及信息準確地記錄在人事檔案當中。

二、人事檔案的重要作用及價(jià)值

1.人事檔案管理對有效發(fā)揮人力資源實(shí)效有著(zhù)助力作用。人事檔案是企業(yè)進(jìn)行選用人才以及提拔員工的重要依據，同時(shí)也是企業(yè)開(kāi)發(fā)利用人力資源的必要工具。企業(yè)可以利用人事檔案對員工的過(guò)往經(jīng)歷及現狀進(jìn)行全面了解，從而有目標性的對企業(yè)人力資源管理架構進(jìn)行調整，以便將人力資源管理的相關(guān)內容進(jìn)行有效優(yōu)化。在此基礎上，企業(yè)管理者可以通過(guò)人事檔案對人才的年齡、性別、技能及興趣愛(ài)好等基本情況有充足了解，以此進(jìn)一步提高人員配置的實(shí)效，從而實(shí)現人盡其才的工作目標。2.人事檔案管理對人才培訓和整合有著(zhù)促進(jìn)作用。在新形勢背景下，企業(yè)不能一味地利用人力資源，還需要定期對其進(jìn)行科學(xué)化且合理化的整合及配置，從而保證企業(yè)各項工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，由于企業(yè)的部分業(yè)務(wù)逐漸開(kāi)始細致化及繁瑣化，企業(yè)對于人才的要求也開(kāi)始出現多元化。因此，企業(yè)可通過(guò)利用人事檔案工作并依據人資現狀大力開(kāi)展相關(guān)培訓工作，可以有效提升企業(yè)的人才競爭力。特別是要對人事檔案中的內容進(jìn)行數據統計，以便更加準確且直觀(guān)地掌握現下企業(yè)人才的知識以及技能的薄弱環(huán)節，從而提高人才培訓的效果。再者，有效的利用人事檔案還可以促進(jìn)人才在組織之間的合理性流動(dòng)，將人才的主動(dòng)性以及積極性做到充分調動(dòng)。綜上所述，人事檔案管理在促進(jìn)人才培訓及人才整合工作當中有著(zhù)較大的助力作用，是現下人資管理當中的重點(diǎn)所在。3.人事檔案管理有利于科學(xué)化且合理化需求預測。人事檔案無(wú)論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢(xún)作用，可以對人才需求進(jìn)行科學(xué)且合理的預測。通過(guò)有效的利用人事檔案，可以提升企業(yè)崗位配置更具科學(xué)化及合理化，繼而最大程度上降低人力資源成本。由于社會(huì )環(huán)境以及企業(yè)環(huán)境的持續發(fā)展及變化，企業(yè)針對人力資源的管理需求也會(huì )逐漸變化。因此，需要企業(yè)制定出符合現狀的人力資源管理規劃。利用人事檔案中的數據信息，開(kāi)展集中分析，從而了解并掌握企業(yè)現下人才儲備及缺口情況，以備開(kāi)展具有目標性的人才引進(jìn)工作。再者，依據人事檔案中的數據信息進(jìn)行人力資源規劃的擬定工作，可以有效避免人資管理浪費成本，為人力資源與企業(yè)發(fā)展目標實(shí)現供需平衡提供有效保障。

三、在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現狀問(wèn)題

1.沒(méi)有足夠重視人事檔案管理工作。當前，大多數企業(yè)還沒(méi)有對人事檔案管理有足夠的了解和認識，并未將其當作重點(diǎn)工作看待，導致人事檔案管理制度始終沒(méi)有得到完善及建設。同時(shí)，人事檔案的真正價(jià)值也一直未曾有效發(fā)揮。再有，現下大部分企業(yè)還沒(méi)有對人事檔案管理的工作流程、工作內容以及工作職責進(jìn)行詳細劃分，造成人事檔案的管理工作缺乏規范性，且企業(yè)在人事檔案管理當中無(wú)論是人力、物力投入還是財務(wù)投入均顯不足，這對于人事檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量都有著(zhù)不利影響?；谝陨显?，造成了人事檔案管理無(wú)法有效服務(wù)于人力資源管理的局面。2.檔案材料管理方法陳舊，降低了人資管理效率?，F下，有部分企業(yè)在人事檔案管理當中選用的工作模式過(guò)于陳舊，沒(méi)有充分利用信息化技術(shù)及設備，造成無(wú)法準確且全面地通過(guò)人事檔案了解人員的詳細情況。主要體現在兩個(gè)方面：其一，由于企業(yè)人事檔案管理系統的功能過(guò)于單一化，還停留在僅能對人事信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的錄入工作，無(wú)法深層加工人事檔案中的信息數據，從而難以發(fā)揮出人事檔案的決策和管理咨詢(xún)作用。其二，企業(yè)還沒(méi)有綜合利用數字掃描技術(shù)以及數字微縮技術(shù)對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行有效的數字化管理，繼而造成人事檔案的利用效率和管理效率均無(wú)法得到有效提升。3.沒(méi)有全面的人事檔案延伸信息，致使利用價(jià)值低。大部分企業(yè)在人事檔案管理工作當中都存有重管理輕利用的現象，對人事檔案信息的延伸及擴充沒(méi)有做到足夠重視。大多數企業(yè)在進(jìn)行信息資源收集的過(guò)程當中將重心僅放在文化水平程度、年齡、性別以及工作經(jīng)驗這些基礎信息上，而對于個(gè)人綜合素質(zhì)及心理健康情況等深層次的信息收集較為忽視，從而形成了無(wú)法全面了解員工真實(shí)情況的現狀，使人事檔案難以在人力資源管理中發(fā)揮應有的作用。

四、在人力資源管理視角下人事檔案的實(shí)施策略

1.對人事檔案管理制度進(jìn)行有效優(yōu)化，提升人事檔案價(jià)值的重視程度。在新形勢背景下，企業(yè)需要重視人事檔案管理工作，重視人事檔案制度的建設工作，對人事檔案管理的內容進(jìn)行持續優(yōu)化。首先，企業(yè)需要結合人事檔案管理的現狀，對于無(wú)法適應新形勢的相關(guān)制度進(jìn)行修改，從而形成更具科學(xué)化且完善的人事檔案管理機制。其次，企業(yè)要加大支持力度，在人力和物力以及財務(wù)上都予以支持，從而將人事檔案管理環(huán)境進(jìn)行有效優(yōu)化。2.創(chuàng )建現代化信息管理系統，以此提升人資管理效率。當前是數字信息化時(shí)代，企業(yè)要了解創(chuàng )建現代化人事檔案管理系統的必要性，從而進(jìn)一步實(shí)現人事檔案管理數字化。首先要創(chuàng )建人事檔案數據庫系統并搭建相關(guān)的數據分析模型，以此實(shí)現信息資源的分類(lèi)處理和數據統計，從而突顯出人事檔案的決策咨詢(xún)和管理咨詢(xún)的重大作用。其次，企業(yè)要充分利用云計算、大數據以及云存儲技術(shù)，以此加強人事檔案信息化的建設。最后，為了保證人事檔案內容的準確性以及真實(shí)性，企業(yè)應通過(guò)數字掃描和數字微縮技術(shù)對人事檔案進(jìn)行有效的數字化處理，以此將人力資源管理效率進(jìn)行有效提升。3.完善人事檔案管理內容，提高人事檔案利用價(jià)值。企業(yè)除了需要重視人事檔案的管理工作外，還要加大利用力度。首先，人事檔案應依據企業(yè)不斷提升的用人要求對人事檔案內容進(jìn)行相應的完善及優(yōu)化，要增添具有價(jià)值性和傳承性的檔案內容，從而對人才的過(guò)往經(jīng)歷、整體素養、身心健康以及專(zhuān)業(yè)能力的正確反饋做出有效保障。其次，人事檔案管理的工作人員需要改變工作理念，拋棄以往的服務(wù)觀(guān)念，積極主動(dòng)地為人力資源管理部門(mén)提供保質(zhì)保量的信息服務(wù)工作。

五、結語(yǔ)

有效的選用人才對企業(yè)順利開(kāi)展各項工作有著(zhù)直接影響，所以企業(yè)要充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，進(jìn)一步加強資源管理工作，從而有效參考人事檔案的各類(lèi)信息資源。在此過(guò)程中，要把握好人力資源與人事檔案兩者之間的關(guān)系，加強完善管理制度和信息化建設等，以此提高人力資源管理的實(shí)效，從而促進(jìn)企業(yè)的持續穩定發(fā)展。