用人單位人事檔案制度的變遷

來(lái)源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-08-05 10:00:08

人力資源的重要載體和人力資源評價(jià)的重要信息源之一是反映了個(gè)人學(xué)習經(jīng)驗、工作業(yè)績(jì)、人力資源狀況。無(wú)論是成績(jì)、獎懲狀況、組織關(guān)系、歷史背景都起到了很大的作用，可說(shuō)是選賢舉能，了解他人行為的一個(gè)重要基礎[1]。把人事檔案管理好、使用得當，既符合人本管理理念，又有利于人才資源的開(kāi)發(fā)利用?，F在，許多企業(yè)已經(jīng)沒(méi)有了太多的檔案管理要求，以至于出現了“人檔分離”的情況。隨著(zhù)人事制度改革的不斷深化，越來(lái)越突出了認識檔案管理的重要性，因此，在新時(shí)期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重要的現實(shí)意義。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。

(一)人事檔案涉及員工工作和生活的方方面面。

對于員工而言，人事檔案可以為其辦理護照等政審手續，還可以提供婚姻狀況證明。員工檔案真實(shí)地記錄了員工的個(gè)人學(xué)習、工作經(jīng)歷、生活狀況和工作成績(jì)，并根據員工檔案，享受各項社會(huì )待遇。人力資源管理關(guān)系到員工的切身利益。因此，隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，檔案管理需要不斷地改進(jìn)。

㈡人事檔案具有很高的社會(huì )價(jià)值。

在市場(chǎng)經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，信息已經(jīng)成為一種重要的社會(huì )資源，事業(yè)作為配置人力資源的機構，公司與員工之間的交流與聯(lián)系有賴(lài)于信息的存在與傳遞，而且這種信息真正存在的最好載體是人事檔案，對于人事檔案的重要性要有正確的認識，不僅可以為企業(yè)和員工提供良好的工作信息，而且還能促進(jìn)人員社會(huì )化管理，促進(jìn)社會(huì )的全面發(fā)展。

第二，新時(shí)期如何做好事業(yè)單位人事檔案管理。

(一)提高認識，完善管理思想。

用人單位人事檔案制度的變遷直接影響到人事檔案的地位變化，在人事制度變遷的初期，它在我國有著(zhù)較高的地位，是人們在社會(huì )環(huán)境下生存的一個(gè)重要證明。社會(huì )經(jīng)濟和科技的發(fā)展，對人事檔案的地位和權威性造成了嚴重的沖擊，但也不可一概而論，所以新時(shí)期政府對事業(yè)單位領(lǐng)導的具體要求就是要提高對人事檔案管理的重視程度，人事部門(mén)領(lǐng)導對人事檔案管理的綜合效益要堅持發(fā)展的思路。在新的歷史時(shí)期，各機關(guān)機構之間的競爭實(shí)際上是人才的競爭，人事檔案管理可以在挖掘人才、留住人才方面為事業(yè)單位提供幫助，對事業(yè)單位的管理創(chuàng )新和經(jīng)營(yíng)改革起到了積極的推動(dòng)作用。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導要促進(jìn)人事檔案管理部門(mén)與檔案人員的配合，進(jìn)一步改革和完善原先不適應新時(shí)代背景的管理思想和管理措施。

(二)健全管理體系，加強工作規范。

當前，事業(yè)單位人事檔案管理體制還明顯不適應現階段經(jīng)濟體制的需要，因此需要大力改革事業(yè)單位人事檔案管理制度，去掉以往管理制度中的某些不適應內容，提高對新時(shí)期人事檔案管理工作的認識，將事業(yè)單位人事檔案管理系統納入新時(shí)期的發(fā)展要求和新時(shí)期工作理念。同時(shí)，要積極對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓，并制定相應的考核制度和考核標準，以便繼續培養出不合格的員工，或者把他們調出管理崗位。與此同時(shí)，管理工作的規范性進(jìn)一步得到加強，對人事檔案管理工作提出了新的要求，確立了更高更遠的目標。一是對收集、存取和查閱檔案進(jìn)行詳細規定，對人事檔案管理工作進(jìn)行監督，防止有偽造人事檔案的情況發(fā)生，對偽造人事檔案的人員進(jìn)行嚴肅處理。二是要定期檢查人事檔案，有效解決人事檔案中暴露的問(wèn)題，建立人事檔案填寫(xiě)制度，注重不實(shí)填寫(xiě)，識別有誤填的內容，進(jìn)而判斷檔案信息的真實(shí)性。

(三)建立人事檔案信息系統，提高工作效率，優(yōu)化管理。

現在，我們已經(jīng)進(jìn)入了資源網(wǎng)絡(luò )化、信息化的時(shí)代，要想真正把人事檔案管理好，就必須充分利用計算機技術(shù)，通過(guò)人事檔案信息管理系統存儲，檢索人事檔案信息，使人事檔案管理工作電子化，順利實(shí)現。設法提高人事檔案管理的科學(xué)性，根據相應權限的規定，僅向部門(mén)和個(gè)人公開(kāi)一份信息，建立公開(kāi)、透明的人事檔案管理機制，以方便、準確地向社會(huì )提供檔案管理服務(wù)。

(四)加強對專(zhuān)業(yè)人員的培訓，提高直接操作的執行力。

人力資源管理工作的有效開(kāi)展離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的支撐，而這需要專(zhuān)業(yè)人員的主動(dòng)投入，熟悉熟悉基本工作要求與操作技巧，避免某些常識性錯誤，并使人才培養的壓力降低，推動(dòng)提高直接操作執行力[2]。同時(shí)，也要對行政人員進(jìn)行本單位的培養教育，使單位的工作人員完全了解本單位的情況，對檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題和特點(diǎn)有一些認識，讓工作人員更好地融入單位環(huán)境。員工應充分展現其對檔案管理的多方面能力，包括人員交流、資料搜集、資料歸檔整理等。系內老員工對新員工的帶教工作表現出較高的熱情，對未具備完善處理能力的人員可不急于讓其開(kāi)展一些專(zhuān)業(yè)性很強的工作，一定要保證其具備成熟能力后再開(kāi)展具體的執行工作。此外，檔案管理也應采取電子處理方式，以促進(jìn)日常資料查詢(xún)方便，避免重復查閱紙質(zhì)檔案。

簡(jiǎn)言之，為了使事業(yè)單位的人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，需要對單位領(lǐng)導給予高度重視，通過(guò)改革傳統的檔案管理理念，引入現代化的檔案管理方法，提高檔案管理人員的素質(zhì)，從而有效地利用事業(yè)單位的人事檔案，最終實(shí)現檔案的參考價(jià)值。