提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)的途徑淺析

摘要:學(xué)院辦公室作為學(xué)校管理的基層單位，是學(xué)院工作的窗口。辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著(zhù)辦公室管理工作的水平。本文詳細分析了提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)的途徑。

關(guān)鍵詞:提高;辦公室管理，素質(zhì);途徑

一般地講，辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越高，則辦公室管理工作的質(zhì)量也越高，相反的，則越低，可以說(shuō)，辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著(zhù)辦公室管理工作的水平。但目前高校辦公室因為種種原因還存在著(zhù)一些管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問(wèn)題。因此，如何提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)就成為當前高校辦公室急需解決的問(wèn)題。筆者認為，提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面做工作。

一、加強學(xué)習意識，提高個(gè)人修養

學(xué)習是接受新事物的重要途徑，事業(yè)要發(fā)展、素質(zhì)要提高就必須樹(shù)立終身學(xué)習的理念，勤于思考，善于總結，不斷提高自身各方面修養，以適應事業(yè)發(fā)展的新形勢，適應現代化建設的新要求。一要加強政治理論學(xué)習，辦公室人員要具備辨別政治是非和理論聯(lián)系實(shí)際的能力，要熟悉現階段改革發(fā)展的基本思路和方針、政策，還要具有堅定的政治信念。二要加強法律法規學(xué)習，具備很強的依法行政觀(guān)念和較強的依法行政能力。辦公室是綜合部門(mén)，不僅要自己學(xué)法、懂法，而且要督促其他部門(mén)依法辦事，提高整個(gè)單位的依法行政水平。三要加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習。除具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底、一定的組織管理能力和社會(huì )交往能力外，還要會(huì )熟練地使用和操作辦公自動(dòng)化系統，不斷加快知識更新和實(shí)踐經(jīng)驗積累。四要完善知識結構。既要掌握一定的科學(xué)文化知識，又要熟悉政治理論和政策法規;既要有干好辦公室工作的專(zhuān)業(yè)知識，又要有行政管理、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識;既要了解當前國際問(wèn)題和世界格局，又要了解國情，了解我國政治、經(jīng)濟、科技文化等方面的發(fā)展情況，符合復合型人才的要求。辦公室工作需要大家的團結協(xié)作，開(kāi)拓進(jìn)取、吃苦耐勞，只有樹(shù)立了埋頭苦干、不計名利、甘于寂寞和奉獻精神，才能從事業(yè)中找到支撐點(diǎn)、獲得成就感。

二、提高服務(wù)意識，注重服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室作為貫徹領(lǐng)導決策、反饋群眾意見(jiàn)、綜合協(xié)調內外、督促檢查工作的中樞機構。服務(wù)意識是每一位工作人員在平時(shí)的工作中所必須具備的。在具體的工作中首先要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要立足于改革和發(fā)展的大局，圍繞中心工作，增強工作的主動(dòng)性、預見(jiàn)性和計劃性，凡事想的遠一點(diǎn)，謀的深一點(diǎn)，既想領(lǐng)導之所想，更要想領(lǐng)導之未想，為領(lǐng)導決策提供素材。二要逐步實(shí)現由事務(wù)型服務(wù)向政務(wù)型服務(wù)轉變。通過(guò)辦文、辦會(huì )、辦事這三個(gè)重點(diǎn)環(huán)節，為領(lǐng)導把好工作程序關(guān)、文件質(zhì)量關(guān)和依法行政關(guān)。要牢固樹(shù)立為改革服務(wù)、為發(fā)展的思想，強化創(chuàng )新意識，發(fā)揚銳意進(jìn)取、勇于創(chuàng )新的精神，根據新形勢新任務(wù)的要求，積極主動(dòng)地想問(wèn)題、謀思路，不但要善于發(fā)現問(wèn)題、提出問(wèn)題，更要在求真務(wù)實(shí)和創(chuàng )造性的執行中解決問(wèn)題。

三、提高協(xié)調能力，確保政令暢通

綜合協(xié)調能力的高低是辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重要體現。綜合協(xié)調貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面，這個(gè)作用發(fā)揮的好不好，關(guān)系到工作能否高效運轉。辦公室工作是承上啟下的橋梁和紐帶，要按照各級領(lǐng)導的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問(wèn)題，協(xié)調各方面關(guān)系，統一思想，形成共識。更要協(xié)助領(lǐng)導抓工作部署，抓科學(xué)決策，抓工作落實(shí)，同領(lǐng)導保持一致，確保政令暢通。做好協(xié)調工作，要求我們必須了解全局、熟悉教學(xué)規律，按程序辦事，提高辦事效率，在日常工作中體現創(chuàng )新。圍繞本單位工作重點(diǎn)，既要按部就班，踏實(shí)工作，又要未雨綢繆，獻計獻策。在重大問(wèn)題的處理上，要增強敏銳性，發(fā)揮“主心骨”作用。重大會(huì )議、重大活動(dòng)的安排上，要不斷提高工作計劃性，做到長(cháng)計劃，短安排，計劃性和靈活性相結合。辦公室工作無(wú)小事，既要嚴謹細致地做好每一個(gè)環(huán)節的工作，又要努力防止和克服求穩怕變、求穩怕亂的思想，以創(chuàng )新的精神，深入研究新情況，不斷解決新問(wèn)題，努力拓寬新思路。 四、樹(shù)立協(xié)作意識，形成管理團隊

辦公室工作好壞，體現著(zhù)人員間配合與協(xié)調與否，只有經(jīng)常進(jìn)行溝通、主動(dòng)配合，思想上同心，目標上同向，工作上同干，才能做到同舟共濟，形成合力，體現整體形象，發(fā)揮整體優(yōu)勢，增強整體戰斗力。在管理上要推行人性化管理，其目的就是通過(guò)最大限度發(fā)揮個(gè)體作用，形成整體活力，更好的推進(jìn)工作。為此，要從三個(gè)方面加以認識。一要挖掘潛能。辦公室工作具有特殊性和較強的專(zhuān)業(yè)性，從人員文化素質(zhì)、年齡結構、身體條件、辦事能力、性格特點(diǎn)上分析各有不同。堅持以人為本、推行人性化管理，就是通過(guò)認真了解每一個(gè)人的想法，掌握每一個(gè)人的特點(diǎn)，發(fā)揮每一個(gè)人的特長(cháng)，激發(fā)每一個(gè)人的潛能，使每一個(gè)崗位人員個(gè)體作用得以充分展示和發(fā)揮，促進(jìn)工作不斷創(chuàng )新。二要激發(fā)活力。辦公室是服務(wù)、協(xié)調的綜合機構，涉及的事務(wù)紛繁復雜，從事的工作枯燥繁瑣。唯有在辦公室采取“人性”的方式方法強化管理，努力營(yíng)造尊重勞動(dòng)、尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng )造的氛圍，為人的全面發(fā)展創(chuàng )造良好的政策環(huán)境、工作環(huán)境和生活環(huán)境，才能讓每一個(gè)人愛(ài)崗敬業(yè)，愉快的工作，充分展現自己的才能，始終保持健康向上、積極進(jìn)取的精神面貌。三要推進(jìn)工作。管理的目的在于優(yōu)化，在于更好。一個(gè)服務(wù)優(yōu)、效率高、運轉正常的辦公室，能夠充分體現人員水平、展現整體形象、密切干群關(guān)系、擔負起黨和群眾的橋梁紐帶作用。在辦公室推行人性化管理，要充分尊重個(gè)人，積極引導個(gè)人在集體中充分發(fā)揮能力，努力為推進(jìn)辦公室各項工作，塑造良好形象，堅持可持續發(fā)展，做出應有貢獻。

五、開(kāi)展培訓活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

從單位來(lái)講，要加強各種形式的培訓活動(dòng)。一是積極派出辦公室管理人員參加相關(guān)的培訓班等;二是單位內部可以定期舉辦一些辦公室管理人員業(yè)務(wù)培訓班，請富有經(jīng)驗的老辦公室管理人員講述一些辦公室管理工作中常常出現的一些問(wèn)題或讓大家相互討論、進(jìn)行交流;三是鼓勵辦公室管理人員從事專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)研究并經(jīng)常和外界保持聯(lián)系，多參加一些社會(huì )上的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，開(kāi)闊視野，將辦公室管理工作做好。

六、樹(shù)理信息意識，適應時(shí)代要求

信息是領(lǐng)導的“耳目”，積極收集和報送各種信息資料，為領(lǐng)導及時(shí)了解和掌握情況，做出科學(xué)決策提供較好的服務(wù)。在認真研究形勢、鉆研業(yè)務(wù)的基礎上，快捷、及時(shí)、有針對性地，對領(lǐng)導關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題、事關(guān)大局的重要情況、重要的社情民意，重大突發(fā)性事件，做出反應，準確反饋信息。信息工作是在認真總結經(jīng)驗，主動(dòng)查找不足中進(jìn)行的，要針對領(lǐng)導決策之所需，站在全局的高度，多方面、多層次對問(wèn)題進(jìn)行研究，廣開(kāi)思路，收集信息，使其盡量全面地反映工作的復雜性與迅變性。真實(shí)性是信息的生命，要實(shí)事求是，喜憂(yōu)兼報。要加強對信息的宏觀(guān)綜合，提煉出有參謀、咨詢(xún)、決策價(jià)值的高質(zhì)量信息。要善于發(fā)現新信息，把握事物發(fā)展的趨勢，搶占先機，為領(lǐng)導正確判斷形勢，科學(xué)決策提供高質(zhì)量的信息參考服務(wù)。

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