做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考

摘 要:辦公室行政管理工作是確保單位工作正常運轉的重要保證?闡述了辦公室工作的重要地位?工作職能，并就做好辦公室行政管理工作提出了建議?

關(guān)鍵詞:辦公室;行政管理;服務(wù)

辦公室作為一個(gè)綜合的?全面的辦事機構，既擔負著(zhù)執行?調研?智囊等宏觀(guān)管理職能，又擔負著(zhù)文件起草?督辦協(xié)調?業(yè)務(wù)接待?通訊收發(fā)等微觀(guān)服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下?協(xié)調左右?聯(lián)系內外的“樞紐?新的形勢對辦公室強化政務(wù)?搞好事務(wù)?規范服務(wù)等方面提出了更高的要求?結合工作實(shí)際，筆者就做好新時(shí)期的辦公室行政管理工作進(jìn)行了一些思考?

1 充分認識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個(gè)單位的“窗口”，地位和作用非常重要?作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的地位和作用，適應新的形勢和任務(wù)的需要，努力提高服務(wù)政府工作的綜合素質(zhì)?一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門(mén)，是保持一個(gè)單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，大量地?經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過(guò)辦公室及其工作人員來(lái)進(jìn)行的?行政管理崗位往往被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著(zhù)日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)?重復的服務(wù)，然而人們往往從這個(gè)“窗口”來(lái)看待和評價(jià)單位的工作?比如，習以為常的電話(huà)接轉，看似很簡(jiǎn)單，但它卻是代表著(zhù)聯(lián)系內外?左右的單位第一形象，它有上級指示?有各種問(wèn)訊?有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話(huà)的態(tài)度?藝術(shù)，才能使來(lái)電者滿(mǎn)意?信服?因此它不僅代表和影響辦公室的工作，而且直接影響到單位的形象和威信?

另一方面，從提高辦公室整體效率看，機關(guān)各業(yè)務(wù)部門(mén)只負責本業(yè)務(wù)系統的工作，而每一項工作的各個(gè)環(huán)節的合理?準確?及時(shí)的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調?處理?解決?只有找準?認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹(shù)立全方位服務(wù)觀(guān)念，積極努力?耐心細致地為領(lǐng)導服務(wù)?為機關(guān)服務(wù)?為基層服務(wù).以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項工作有序開(kāi)展?

2 正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來(lái)看，辦公室面對的工作主要是上級部門(mén)以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領(lǐng)導和各部門(mén)工作人員?辦公室的行政管理職能主要有四個(gè)方面?

(1)助手作用?辦公室對上級機關(guān)的部署結合本單位領(lǐng)導的意見(jiàn)貫徹執行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執行結果，對加強機關(guān)管理?維護正常工作秩序?保證工作質(zhì)量起到組織?執行的重要作用?

(2)參謀作用?辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線(xiàn)，了解基層情況并聽(tīng)取意見(jiàn)?總結經(jīng)驗?提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導匯報并提出建設性參考意見(jiàn)，作好領(lǐng)導參謀?

(3)協(xié)調作用?辦公室在管理工作中的確需要負責協(xié)調工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉達傳送上級主管部門(mén)以及本單位領(lǐng)導的各項指示精神，主動(dòng)協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系?起著(zhù)承上啟下?聯(lián)系內外的樞紐作用?

(4)保障作用?既要保證上級主管部門(mén)以及本單位分派和布置的各項具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導集中精力思考和處理工作中的重大問(wèn)題，又要同單位內各部門(mén)建立良好的工作關(guān)系，傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)，充分調動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)? 3 辦公室工作要處理3個(gè)矛盾

一是大局和小局的矛盾?辦公室作為一個(gè)綜合部門(mén)，其性質(zhì)和其他部門(mén)的區別主要體現在服務(wù)性上?這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當部門(mén)工作與機關(guān)的整體工作?小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，自覺(jué)地做到小局服從大局?局部服從整體?同時(shí)盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局工作的基礎和前提?

二是主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾?辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動(dòng)性，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)?對一些常規性?規律性?階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動(dòng)著(zhù)手，提前準備?對領(lǐng)導臨時(shí)交辦的任務(wù)?應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂?同時(shí)要積極適應領(lǐng)導的工作思路，想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所謀，把問(wèn)題想在前面，把工作做在前頭，主動(dòng)做好超前服務(wù)?

三是“過(guò)”與“不及”的矛盾?為領(lǐng)導出主意?當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸?辦公室在領(lǐng)導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位?要想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導之所急，要為領(lǐng)導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖?要積極諫言，但不能瞎摻和?

4 做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養良好的工作作風(fēng)?在行政管理崗位上必須做到忠于職守?善于思考?勇于創(chuàng )新?樂(lè )于奉獻?

第一，要增強服務(wù)意識，敢于面對矛盾和問(wèn)題?在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對工作認真負責，甘于吃苦，樂(lè )于奉獻，講究原則性?規范性?要保持嚴謹細致?一絲不茍的作風(fēng)，嚴格用各種紀律和規章制度要求自己?無(wú)論是大事?小事，都要時(shí)刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦?不誤辦?不錯辦?

第二，要努力提高能力，主動(dòng)適應辦公室工作的新要求?辦公室工作面廣，綜合性強，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當好領(lǐng)導的參謀?助手?要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對新知識?新問(wèn)題的學(xué)習研究，在規范服務(wù)?搞好事務(wù)上要主動(dòng)去想?主動(dòng)去做?

第三，要強化團隊觀(guān)念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系?辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成?因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛在能力?辦公室工作“事無(wú)巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長(cháng)補自己之短，多與其他同事溝通，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同志的協(xié)調銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，提高工作質(zhì)量和效率?

[1]秦懷茂，從行政管理角度談做好辦公室工作的認識[J]，新疆財經(jīng)學(xué)院學(xué)報，1999，(4).

[2]段根良，努力適應新形勢需要，不斷提高辦公室工作整體水平[J]，西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會(huì )科學(xué)版)，2001，(2).