試析普通高校成人教育學(xué)籍管理的規范化分析

論文關(guān)鍵詞：成人教育學(xué)籍管理規范化

論文摘要：高校成人教育學(xué)籍管理工作是貫穿于高校的教學(xué)、運行和管理的一項重要內容，目前高校成人教育環(huán)節的學(xué)籍管理不夠規范，問(wèn)題較多。推進(jìn)學(xué)籍管理的規范化將有助于解決成人教育學(xué)籍管理混亂這一難題，并提高管理效率及提升管理效果。

一、普通高校成人教育學(xué)籍管理的內容

高校成人教育學(xué)籍管理主要是對高校成人教育的學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行的管理，它保存有每個(gè)學(xué)生從入學(xué)直到畢業(yè)這段時(shí)間的所有信息，包括學(xué)生個(gè)人基本信息，學(xué)生在校期間的考試成績(jì)、獎懲情況、學(xué)籍異動(dòng)等信息。學(xué)籍管理的內容則包括新生建檔、學(xué)籍異動(dòng)、獎勵與處分、畢業(yè)資格審查、以及查詢(xún)統計等。

學(xué)籍管理離不開(kāi)建立完整的學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案中的各項內容是學(xué)生在校期間的不同時(shí)期輸入到系統中的，學(xué)生基本信息在建檔時(shí)輸入到系統中。動(dòng)態(tài)信息則是學(xué)生在校學(xué)習過(guò)程中逐步建立的，如考試成績(jì)是每學(xué)期輸入到系統中，獎懲信息是學(xué)生受獎懲后增加的。學(xué)生學(xué)籍檔案能完整地記錄學(xué)生在校期間的情況。教學(xué)管理各職能部門(mén)能及時(shí)查詢(xún)或統計出所需的信息。高校學(xué)籍管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。所涉及到的信息量大，數據繁瑣。這就迫切要求學(xué)籍管理工作實(shí)現規范化管理。

二、高校成人教育學(xué)籍管理的現狀

1、管理層對學(xué)籍管理的重視程度不夠

高校成人教育學(xué)生的學(xué)籍管理是一項系統性的工作，比較復雜。要做好學(xué)籍管理必須要有規范的制度保障，充裕的資金支持，專(zhuān)業(yè)化的隊伍的維護以及各相關(guān)部門(mén)及其人員的通力配合等環(huán)節。然而，目前普遍存在的現象則是高校管理層對成人教育本身重視不夠，很多時(shí)候只是將其作為院系及學(xué)校自身增加財政收入的重要來(lái)源，而缺乏足夠的資金及人力、物力投入，造成了成人教育辦學(xué)及管理的舉步維艱這一尷尬現狀。

2、管理制度的不健全及技術(shù)手段的滯后

首先是管理制度的不健全。制度一般是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。好的制度具有以下特點(diǎn)：指導性和約束性，規范性和程序性，鞭策性和激勵性。制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準則和依據。

其次是技術(shù)手段的滯后。在當前，仍然有許多高校成人高等教育學(xué)籍管理采用傳統的手工操作，極不適應社會(huì )、學(xué)生對成教發(fā)展的需要。學(xué)籍管理的常規工作，如新生繳費注冊、打印學(xué)生名冊、教學(xué)計劃管理、面授登記表打印、學(xué)生成績(jì)登記表等各類(lèi)有關(guān)學(xué)籍的管理，有一部分采用計算機管理，但還有一部分仍然是手工操作，并且是采用單機管理，這一方面是受管理軟件的限制或是設備經(jīng)費投入不足造成的。另一方面由于管理手段也相對落后，趕不上時(shí)代的發(fā)展需要，不利于工作效率的提高和阻礙了成人高等教育事業(yè)的發(fā)展。

3、學(xué)籍管理隊伍的不專(zhuān)業(yè)，管理的隨意性大

學(xué)籍管理是一項復雜且繁瑣的工作，因此學(xué)籍管理需要一個(gè)專(zhuān)業(yè)化的管理團隊來(lái)進(jìn)行操作。同時(shí)，管理人員還需要與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，不斷提高其業(yè)務(wù)能力。包括對計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的熟練運用，對相關(guān)管理制度的熟悉，對基本的工作流程的把握等。目前在各高校成人教育學(xué)籍管理中，一方面是管理隊伍自身建設的不利，包括專(zhuān)業(yè)人員的匹配失衡、人員間相互協(xié)作性較差及工作的低效等；另一方面則是管理者自身專(zhuān)業(yè)性知識儲備的不足、管理及服務(wù)意識的缺失、管理的隨意化傾向比較明顯等。

三、推進(jìn)高校成人教育學(xué)籍管理的規范化

1、規范化管理的理念

規范化管理是源于企業(yè)管理范疇的術(shù)語(yǔ)，企業(yè)管理中所謂的規范化管理，是根據本公司的章程和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理地制定公司的組織規程和基本制度以及各類(lèi)管理事務(wù)的作業(yè)流程，以形成統一、規范和相對穩定的管理體系，通過(guò)對該體系的實(shí)施和不斷完善，達成公司管理運作井然有序、協(xié)調高效之目的。

規范化管理在實(shí)施過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)是：效率和效益。系統化、常態(tài)化、流程化、標準化、專(zhuān)業(yè)化、數據化、表單化、信息化是規范化管理的措施要求。此外，規范化管理還必須具備以下四個(gè)特征：1，系統思考即貫徹整體統一、普遍聯(lián)系、發(fā)展變化、相互制衡、和諧有序、中正有矩六大觀(guān)念；2，員工參與即讓每一個(gè)員工都參與到游戲規則的制定過(guò)程中來(lái)，以保證其理解、認同和支持；3，體系完整即有完整的思想理論，對企業(yè)管理的方法和技術(shù)進(jìn)行整合和協(xié)調；4，制度健全即有能構成企業(yè)組織運行游戲規則，健全組織成員行為激勵誘導機制的管理制度。

2、專(zhuān)業(yè)化隊伍的培養

高校成人教育學(xué)籍管理工作是一個(gè)兼有多重職能的復雜系統工程，它有極強的政策研究性和技術(shù)性，同時(shí)要求管理人員要有極強的計劃性、準確性和原則性。高校必須緊緊圍繞當前時(shí)代發(fā)展對高等教育提出的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)學(xué)籍管理領(lǐng)域。

從目標的視角而言，高校成人教育學(xué)籍管理隊伍專(zhuān)業(yè)化是指把高校學(xué)籍管理人員培養成為具有一定專(zhuān)業(yè)技能的管理與操作具體學(xué)籍事務(wù)的工作者；從人力資源管理的角度看，專(zhuān)業(yè)化能夠促進(jìn)從業(yè)人員的極大發(fā)展。高校成人教育學(xué)籍管理隊伍專(zhuān)業(yè)化既是一個(gè)目標，也是一個(gè)過(guò)程。無(wú)論是哪個(gè)視角，高校學(xué)籍管理隊伍專(zhuān)業(yè)化的核心是實(shí)現高校學(xué)籍管理工作從傳統的隨意性及不規范管理向現代的科學(xué)、高效、先進(jìn)的管理的轉變。 推進(jìn)成人教育學(xué)籍管理的規范化離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)化隊伍的培養。專(zhuān)業(yè)化，首先是意味著(zhù)該團隊要具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，熟悉相關(guān)的管理規則、制度，同時(shí)能夠滿(mǎn)足相互間的協(xié)作；專(zhuān)業(yè)化也意味著(zhù)高的工作績(jì)效以及好的工作效果。

3、完善管理制度，實(shí)行規范化管理

制度是規范化的保障，實(shí)行規范化的學(xué)籍管理離不開(kāi)制度，但是首先必須要保證制度的完善性及時(shí)效性。完善的制度是要有完整的制度體系，沒(méi)有制度的漏洞，同時(shí)要有相應的監管措施。具體到學(xué)籍管理制度，就是既要有宏觀(guān)的指導性的制度規范，又要有細節化的操作性行為指導及工作流程的安排。此外，學(xué)籍管理制度還要有時(shí)效性，制度雖是規范的，已定立的，但制度又是處在動(dòng)態(tài)且平衡的管理運作之下。

4、計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等的規范化運用

隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，各高校都建成高速校園網(wǎng)并連入中國教育科研網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設的重要基礎設施，這為我們實(shí)現學(xué)籍管理計算機化、網(wǎng)絡(luò )化管理在硬件上提供了可靠的保障，但是光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須依靠應用系統。各高校應設計開(kāi)發(fā)出自己的管理系統，而且要有統一的功能模塊來(lái)與二級院系的教務(wù)系統想銜接，也就是要有規范化的技術(shù)運用。

5、學(xué)籍規范化管理的益處

其一，可保證正常教學(xué)的運行。高校成人教育學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理工作的主要內容之一，要使其到達協(xié)調、有序和高效，關(guān)鍵在于管理的高質(zhì)量和高水平。

其二，有助于提高學(xué)籍管理的效率及提升管理的效果。規范化的學(xué)籍管理制度，首先可以保證管理的效率，因為有了專(zhuān)業(yè)化的學(xué)籍管理團隊參與，計算機與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛運用以及嚴格的制度安排，這必將有利于管理的效率的提高。其次，由于具有規范化的操作流程及相應的監督及獎懲制度，可以極大地消減學(xué)籍管理的隨意性，降低錯誤率，將極大地提升管理的效果。

學(xué)籍管理是貫穿整個(gè)教學(xué)管理始終的工作。人才資源是一切資源的核心。當今經(jīng)濟和社會(huì )的發(fā)展對人才的需求越來(lái)越呈現多樣化，畢業(yè)生就業(yè)日益市場(chǎng)化。高校學(xué)籍管理改革不僅要適應國家教育改革的需要，而且要適應社會(huì )發(fā)展的需求。我們要積極推進(jìn)成人教育學(xué)籍管理的規范化，采用高效率的學(xué)籍管理手段，使學(xué)籍管理工作更加適應時(shí)代要求，為促進(jìn)成人教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

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