談怎樣加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統增強企業(yè)競爭力

科學(xué)社會(huì )的發(fā)展促使管理理念和管理方式的提升，給各級各類(lèi)管理者提出更高的要求，如何更好地深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)，要求行政管理者在制定政策、處理矛盾、推進(jìn)工作時(shí)，必須樹(shù)立世界眼光，加強戰略思維，善于從國內外形勢的發(fā)展變化中把握發(fā)展機遇，應對各種復雜局面，迎接風(fēng)險和挑戰，著(zhù)力將領(lǐng)導水平和執政能力提高到一個(gè)新水平。 企業(yè)行政管理系統，是由專(zhuān)門(mén)行政部門(mén)組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)各個(gè)部門(mén)和分支機構方方面面的一個(gè)完整的系統、網(wǎng)絡(luò )，可以說(shuō)是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統，在企業(yè)中起著(zhù)舉足輕重的作用，一個(gè)企業(yè)的好壞從行政管理系統的好壞就可以看出來(lái)。加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統，對于增強企業(yè)競爭力具有重要意義。下面，結合工作實(shí)際談幾點(diǎn)體會(huì )。 1.企業(yè)行政管理為企業(yè)提供良好的溝通、支持和服務(wù) 企業(yè)行政管理系統，在一個(gè)企業(yè)的管理體系中既處于領(lǐng)導組織地位，又處于保障和服務(wù)的基礎地位。企業(yè)行政管理系統推動(dòng)和保證著(zhù)企業(yè)的生產(chǎn)、資金、經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調。企業(yè)行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面，也不同于政府機關(guān)的行政管理，具有相當的特殊性。如果一個(gè)企業(yè)缺乏良好的行政管理系統，那它生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及各項管理職能的實(shí)現就會(huì )缺乏基本的保證。 一是管理職能。行政管理系統在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問(wèn)題上都要起到管理作用，并且在實(shí)際工作中要對各項工作地貫徹落實(shí)進(jìn)行監督管理。行政系統要起到對公司其他管理系統進(jìn)行統一管理的作用。二是協(xié)調職能。行政管理系統不能簡(jiǎn)單地以傳達領(lǐng)導的命令、完成里領(lǐng)導交辦的任務(wù)為滿(mǎn)足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對其他系統、員工頤指氣使。行政部門(mén)應主動(dòng)做好上與下、左與右、里與外的溝通和信息傳達，使下級充分領(lǐng)會(huì )上級的意圖，使各個(gè)系統之間良好溝通，在充分溝通的基礎上做好協(xié)調，這樣才能使企業(yè)和諧。三是服務(wù)職能。與生產(chǎn)系統、營(yíng)銷(xiāo)系統、財務(wù)系統等其他企業(yè)管理系統相比，為企業(yè)其他系統提供支持和服務(wù)，是行政管理系統的突出職能，行政管理系統的根本就是為企業(yè)的各項工作能夠順利進(jìn)行而服務(wù)。 2.企業(yè)行政管理在充分溝通的基礎上做好協(xié)調 企業(yè)的行政工作涉及到企業(yè)內部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調。行政管理的廣度，涉及到一個(gè)企業(yè)的全部運作過(guò)程；行政管理的深度.又涉及到許多局外人難以想象的細微末節；行政管理的重要，是因為它是領(lǐng)導和各部門(mén)、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感，是因為它涉及到每個(gè)人的切身利益。 行政管理工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒、紛繁復雜。概括起來(lái)說(shuō).行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調、服務(wù)二大功能；其中管理是主干，協(xié)調是核心，服務(wù)是根本。概言之，行政管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。 行政部門(mén)應該兢兢業(yè)業(yè)、認真細致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來(lái)，可以集中精力、輕裝上陣，研究國內外市場(chǎng)形勢，考慮公司的發(fā)展戰略，探討公司的組織架構，任用公司的各級干部、實(shí)施公司的經(jīng)營(yíng)方針，解決公司所協(xié)商的重大問(wèn)題，以及專(zhuān)心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。行政部門(mén)的領(lǐng)導應該有“泰山崩于前而色不變”的定性，不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見(jiàn)，能夠根據事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認真執行行政部門(mén)的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，從而建立起行政部門(mén)的“法治”秩序。更重要的是，要培養出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍；同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權。一旦行政系統的一系列硬件(如辦公設施、生活設施)、軟件(如規章制度、工作程序)、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來(lái)，整個(gè)行政管理體系在很大程度上就會(huì )像一部自動(dòng)機器一樣運轉，只在較少的場(chǎng)合才需要部門(mén)領(lǐng)導和上級領(lǐng)導輔以”人治”。 然而，行政部門(mén)如果僅僅滿(mǎn)足于這樣一種管理水平，那還是不夠的。行政部門(mén)還必須在“管理”、“協(xié)調”和’服務(wù)”三方面做好工作，才算是一個(gè)合格的現代企業(yè)的行政管理者。從“管理”方面來(lái)說(shuō)，行政部門(mén)不能滿(mǎn)足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問(wèn)題上有自己的思考，并且在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導不可缺少的”高參和臂膀”。這就要求行政部門(mén)的領(lǐng)導者不能滿(mǎn)足于做一個(gè)事務(wù)主義者，而是要做一個(gè)有思想、敢創(chuàng )新、有沖力的領(lǐng)導者。 從“協(xié)調”方面來(lái)說(shuō)，行政管理者不能簡(jiǎn)單地以傳達領(lǐng)導的命令、完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)為滿(mǎn)足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個(gè)部門(mén)頤指氣使，以權壓人。行政部門(mén)應主動(dòng)做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎上做好協(xié)調。沒(méi)有充分溝通的協(xié)調不是真正的協(xié)調。 3.企業(yè)行政管理系統要符合時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)的實(shí)際 一是權威性。公司行政管理系統作擔負著(zhù)公司相關(guān)制度的制定、修訂和執行推動(dòng)工作，負責公司人事管理工作、負責重要信息的管理和發(fā)布等工作，相對企業(yè)其他管理系統而言，其職能形式具有一定的權威性。二是及時(shí)性。由于企業(yè)行政管理通常是用命令、指示、通知等形式來(lái)調整企業(yè)行政事務(wù)管理，故其手段和方式直接具體，而且具有較強的針對性，同時(shí)又配以對違抗管理的懲罰措施，因而能迅速發(fā)揮作用。因此，在企業(yè)大量日常性行政事務(wù)處理及人事事務(wù)處理中，或企業(yè)遇到突發(fā)事件以及企業(yè)環(huán)境不穩定時(shí)，行政管理就能發(fā)揮重大作用。三是靈活性。企業(yè)行政管理系統往往要根據公司實(shí)際發(fā)展需要經(jīng)常進(jìn)行變革、增刪、剪裁、變通，因而帶有很強的靈活性，比較能符合時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)的實(shí)際。 4.企業(yè)行政管理系統通常存在的問(wèn)題及改進(jìn)思路 一是系統內部職能劃分不夠清晰。在行政管理系統內部，通常會(huì )出現部門(mén)間職能劃分不夠清晰、部門(mén)間職能相互交叉的問(wèn)題。例如，由于公司辦公室職能及其工作的特殊性，很多臨時(shí)性的后勤保障事務(wù)往往都由交公司辦公室予以完成，為此公司辦公室承擔了很多職能外的工作。為此，企業(yè)行政管理系統在負責及時(shí)調整整個(gè)公司組織結構的同時(shí)，要密切關(guān)注系統內部的結構調整和職能劃分，要充分發(fā)揮好系統內部各個(gè)職能部門(mén)的作用，不斷加強系統內部的人員優(yōu)化、不斷提高系統內部的工作效率。二是行政管理職能需要進(jìn)一步規范。在行政管理系統的改進(jìn)過(guò)程中，必須進(jìn)一步建立健全各項管理制度、崗位責任制度、工作程序，從而促使公司更加科學(xué)、規范的運作。同時(shí)，還必須使行政管理系統在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問(wèn)題上充分發(fā)揮其管理作用。三是突出協(xié)調職能、強化服務(wù)職能。在企業(yè)內部，良好的協(xié)調和溝通必不可少，許多需要由多部門(mén)聯(lián)合完成的工作需要進(jìn)一步規范工作流程、明確各部門(mén)的職責。 5.企業(yè)行政管理系統改進(jìn)過(guò)程中應注意的問(wèn)題 企業(yè)行政管理的根本目的是為企業(yè)服務(wù)并獲取盡可能大的經(jīng)濟效益，因此及時(shí)對企業(yè)行政管理系統進(jìn)行改進(jìn)非常必要，在改進(jìn)過(guò)程中要注意以下幾個(gè)問(wèn)題。 一是結合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際進(jìn)行行政管理系統改革。企業(yè)行政管理系統那個(gè)不是獨立的，它本身并不是企業(yè)的目的所在。企業(yè)的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，不充分利用和合理調配企業(yè)的入力、物力、財力、技術(shù)等資源，不利于調動(dòng)廣大員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng )造性，不利于開(kāi)源節流，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，加快企業(yè)發(fā)展，那也是沒(méi)有價(jià)值的。二是加強內部信息交流做好溝通協(xié)調。行政管理是企業(yè)內部的管理，現代管理已逐漸重視組織內部的信息交流。每個(gè)企業(yè)，都是由人和物組成復雜的一個(gè)群體，上下級、同事之間，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等若不能進(jìn)行正常的信息交流和組織，企業(yè)就不可能有團隊精神的產(chǎn)生。因此，在行政管理系統改進(jìn)過(guò)程中要充分聽(tīng)取各個(gè)部門(mén)的意見(jiàn)和建議，加強溝通協(xié)調。三是充分考慮內外部環(huán)境的影響。建立和完善現代企業(yè)行政管理是一項系統工程，需要外部環(huán)境(國家政策法規及相應的社會(huì )機制 )和內部條件 (企業(yè)自身努力、先進(jìn)的管理技術(shù)和優(yōu)秀的管理人才)兩方面的結合，因此，要充分考慮內外部環(huán)境的影響，要切合實(shí)際進(jìn)行變革。 總之，在行政管理系統改革過(guò)程中，要始終把握一個(gè)至關(guān)重要的原則，那就是，改革是否有利于促進(jìn)企業(yè)實(shí)現經(jīng)濟效益最大化。因為，改革只是一種手段，促進(jìn)企業(yè)更加科學(xué)、規范的運作，取得更大的經(jīng)濟效益才是行政管理系統改革的根本目的。