淺談企業(yè)行政管理系統

摘要：企業(yè)的行政管理系統，可以說(shuō)是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統，在企業(yè)中起著(zhù)舉足輕重的作用。企業(yè)行政管理系統不僅擔負著(zhù)企業(yè)的管理工作，而且推動(dòng)保證著(zhù)企業(yè)的行政事務(wù)、人力資源、以及黨群關(guān)系等業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調溝通。加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統，對于增強企業(yè)競爭力具有重要意義。

關(guān)鍵詞：行政管理系統 管理工作 企業(yè)競爭力

0 引言

企業(yè)行政管理系統，是由專(zhuān)門(mén)行政部門(mén)組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)各個(gè)部門(mén)和分支機構方方面面的一個(gè)完整的系統、網(wǎng)絡(luò )，可以說(shuō)是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統，在企業(yè)中起著(zhù)舉足輕重的作用，一個(gè)企業(yè)的好壞從行政管理系統的好壞就可以看出來(lái)。加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統，對于增強企業(yè)競爭力具有重要意義。

本文將企業(yè)管理系統大體劃分為行政管理系統、生產(chǎn)系統、營(yíng)銷(xiāo)系統、財務(wù)系統等幾個(gè)系統。文中所述的行政管理系統，是由公司辦公室、人力資源部、企業(yè)管理部和后勤保衛部等部門(mén)組成的一個(gè)擔負著(zhù)企業(yè)行政管理工作的部門(mén)綜合體。

1 企業(yè)行政管理系統的職能

1.1 管理職能

行政管理系統在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問(wèn)題上都要起到管理作用，并且在實(shí)際工作中要對各項工作地貫徹落實(shí)進(jìn)行監督管理。行政系統要起到對公司其他管理系統進(jìn)行統一管理的作用。

1.2 參與政務(wù)職能

行政管理是為領(lǐng)導決策和領(lǐng)導工作運轉服務(wù)的，是領(lǐng)導的參謀和助手。它要協(xié)助領(lǐng)導者制定和實(shí)施決策，收集整理提供各種信息和資料，掌握和研究有關(guān)工作的方針，政策，提供各種決策的方案和建議。

1.3 協(xié)調職能

行政管理系統不能簡(jiǎn)單地以傳達領(lǐng)導的命令、完成里領(lǐng)導交辦的任務(wù)為滿(mǎn)足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對其他系統、員工頤指氣使。行政部門(mén)應主動(dòng)做好上與下、左與右、里與外的溝通和信息傳達，使下級充分領(lǐng)會(huì )上級的意圖，使各個(gè)系統之間良好溝通，在充分溝通的基礎上做好協(xié)調，這樣才能使企業(yè)和諧。

1.4 服務(wù)職能

與生產(chǎn)系統、營(yíng)銷(xiāo)系統、財務(wù)系統等其他企業(yè)管理系統相比，為企業(yè)其他系統提供支持和服務(wù)，是行政管理系統的突出職能，行政管理系統的根本就是為企業(yè)的各項工作能夠順利進(jìn)行而服務(wù)。行政管理工作起著(zhù)溝通上下，協(xié)調左右，連結內外，聯(lián)系群眾的服務(wù)作用。

2 企業(yè)行政管理系統的主要工作特點(diǎn)

2.1 廣泛性

隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，行政管理的對象日益廣泛，包括經(jīng)濟建設、文化教育、市政建設、社會(huì )秩序、公共衛生、環(huán)境保護等各個(gè)方面。行政管理涉及面廣。既有縱向聯(lián)系，又有橫向聯(lián)系，廣泛涉及到人事編制，政務(wù)文秘等工作，又包括資產(chǎn)財務(wù)，行政后勤等工作。

2.2 權威性

公司行政管理系統作擔負著(zhù)公司相關(guān)制度的制定、修訂和執行推動(dòng)工作，負責公司人事管理工作、負責重要信息的管理和發(fā)布等工作，相對企業(yè)其他管理系統而言，其職能形式具有一定的權威性。

2.3 及時(shí)性

由于企業(yè)行政管理通常是用命令、指示、通知等形式來(lái)調整企業(yè)行政事務(wù)管理，故其手段和方式直接具體，而且具有較強的針對性，同時(shí)又配以對違抗管理的懲罰措施，因而能迅速發(fā)揮作用。因此，在企業(yè)大量日常性行政事務(wù)處理及人事事務(wù)處理中，或企業(yè)遇到突發(fā)事件以及企業(yè)環(huán)境不穩定時(shí)，行政管理就能發(fā)揮重大作用。

2.4 靈活性

企業(yè)行政管理系統往往要根據公司實(shí)際發(fā)展需要經(jīng)常進(jìn)行變革、增刪、剪裁、變通，因而帶有很強的靈活性，比較能符合時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)的實(shí)際。

2.5 服務(wù)性

行政管理工作目標是保證機關(guān)工作正常順利地開(kāi)展，具有一定的社會(huì )服務(wù)性特征。行政管理通過(guò)組織、控制、協(xié)調與監督等方式，實(shí)現預定的任務(wù)，并達到應有的效果。行政管理要講究工作效率和質(zhì)量，講究及時(shí)高效管理的實(shí)效性。

3 企業(yè)行政管理系統通常存在的問(wèn)題

3.1 系統內部職能劃分不夠清晰

在行政管理系統內部，通常會(huì )出現部門(mén)間職能劃分不夠清晰、部門(mén)間職能相互交叉的問(wèn)題。例如，由于公司辦公室職能及其工作的特殊性，很多臨時(shí)性的后勤保障事務(wù)往往都交由公司辦公室予以完成，為此公司辦公室承擔了很多職能外的工作。為此，企業(yè)行政管理系統在負責及時(shí)調整整個(gè)公司組織結構的同時(shí)，要密切關(guān)注系統內部的結構調整和職能劃分，要充分發(fā)揮好系統內部各個(gè)職能部門(mén)的作用，不斷加強系統內部的人員優(yōu)化、不斷提高系統內部的工作效率。

3.2 行政管理職能需要進(jìn)一步規范

在行政管理系統的改進(jìn)過(guò)程中，必須進(jìn)一步建立健全各項管理制度、崗位責任制度、工作程序，從而促使公司更加科學(xué)、規范的運作。同時(shí)，還必須使行政管理系統在公司的經(jīng)營(yíng)理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問(wèn)題上充分發(fā)揮其管理作用。

4 企業(yè)行政管理系統的發(fā)展趨勢

4.1 行政管理系統化。行政管理系統就是通過(guò)合理設置機構、配備人員、采用一定的程序和方法，把管理活動(dòng)有機結合起來(lái)。應用系統組織各項行政活動(dòng)，要求對行政管理活動(dòng)作定量的系統分析，建立相應的邏輯模型，通過(guò)分析和評價(jià)，選擇行政管理方案。

4.2 行政決策科學(xué)化。行政決策是為履行企業(yè)的行政管理職能而進(jìn)行的決策活動(dòng)。行政管理實(shí)踐活動(dòng)，都要依靠行政決策提出解決辦法。行政決策體現企業(yè)的意志和利益，具有一定范圍的約束力，現代行政決策可遵照科學(xué)決策程序進(jìn)行。

4.3 管理方法多元化。隨著(zhù)現代管理理論的構建，現代行政管理系統從管理方式角度上來(lái)說(shuō)趨向于多元化發(fā)展的態(tài)勢，在管理預測、決策方面、控制協(xié)調方面、分析和評價(jià)方面等涌現了多種靈活高效的管理方法，推動(dòng)了行政管理效果的最優(yōu)化。

4.4 行政管理信息化。行政管理實(shí)質(zhì)上是對政務(wù)信息的收集處理、傳輸存儲和查詢(xún)變更等?，F代社會(huì )經(jīng)濟形勢下，計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)的應用，推動(dòng)了行政管理的信息化建設，建立行政管理信息系統，實(shí)現在線(xiàn)信息處理，是機關(guān)管理現代化和自動(dòng)化的主要方向。

5 企業(yè)行政管理系統改進(jìn)過(guò)程中應注意的問(wèn)題

企業(yè)行政管理的根本目的是為企業(yè)服務(wù)并獲取盡可能大的經(jīng)濟效益，因此及時(shí)對企業(yè)行政管理系統進(jìn)行改進(jìn)非常必要，在改進(jìn)過(guò)程中要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

5.1 結合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際進(jìn)行行政管理系統改革。企業(yè)行政管理系統不是獨立的，它本身并不是企業(yè)的目的所在。企業(yè)的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，不充分利用和合理調配企業(yè)的人力、物力、財力、技術(shù)等資源，不利于調動(dòng)廣大員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng )造性，不利于開(kāi)源節流，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，加快企業(yè)發(fā)展，那也是沒(méi)有價(jià)值的。

5.2 充分考慮內外部環(huán)境的影響。建立和完善現代企業(yè)行政管理是一項系統工程，需要外部環(huán)境(國家政策法規及相應的社會(huì )機制)和內部條件(企業(yè)自身努力、先進(jìn)的管理技術(shù)和優(yōu)秀的管理人才)兩方面的結合，因此，要充分考慮內外部環(huán)境的影響，要切合實(shí)際進(jìn)行變革。

5.3 加強內部信息交流做好溝通協(xié)調。行政管理是企業(yè)內部的管理，現代管理已逐漸重視組織內部的信息交流。每個(gè)企業(yè)，都是由人和物組成復雜的一個(gè)群體，上下級、同事之間，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等若不能進(jìn)行正常的信息交流和組織，企業(yè)就不可能有團隊精神的產(chǎn)生。因此，在行政管理系統改進(jìn)過(guò)程中要充分聽(tīng)取各個(gè)部門(mén)的意見(jiàn)和建議，加強溝通協(xié)調。

總之，在行政管理系統改革過(guò)程中，要始終把握一個(gè)至關(guān)重要的原則，那就是，改革是否有利于促進(jìn)企業(yè)實(shí)現經(jīng)濟效益最大化。因為，改革只是一種手段，促進(jìn)企業(yè)更加科學(xué)、規范的運作，取得更大的經(jīng)濟效益才是行政管理系統改革的根本目的。

參考文獻：

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